هاك إنتاجيتك لنجاح الأعمال الصغيرة

نشرت: 2020-06-09

عندما تدير شركة صغيرة ، يمكن أن تحدث مستويات الإنتاجية فرقًا كبيرًا في الربحية الإجمالية. لسوء الحظ ، يقضي معظم العمال حوالي 27 بالمائة فقط من وقتهم في مهام تتطلب مهارة - وهي الواجبات التي وظفتهم من أجلها. يقضي معظم وقتهم في العمل المزدحم أو يضيعون بسبب المشتتات. وإذا كان الوقت الذي يقضونه بالفعل في أداء عمل قيم غير مثمر بسبب التأخير وعدم الكفاءة ، فلن تخسر فقط في أداء العمل ولكن في مشاركة الموظفين أيضًا.

بينما لا يمكنك إضافة وقت إضافي إلى يوم العمل ، يمكنك بالتأكيد إيجاد طرق لتحقيق أقصى استفادة من الساعات التي تقضيها أنت وموظفوك في الوظيفة من خلال تحديد أولويات المهام وتزويد موظفيك بالأدوات والتدريب المناسبين. لنلقِ نظرة على كيفية مساعدة الاختراقات الإنتاجية وأتمتة المهام الشاقة في تحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة لديك.

أهمية الإنتاجية في الأعمال الصغيرة

زيادة الإنتاجية تساعد عملك على النمو والازدهار. سواء كنت تحاول زيادة الإنتاج إلى الحد الأقصى أو ترغب في تحسين حجوزات الخدمة الخاصة بك ، فإن تحسين الإنتاجية يفتح الباب لـ:

  • زيادة الإيرادات: عندما تكون أنت وموظفيك أكثر إنتاجية ، فإن عملك يحقق المزيد من المال. وفقًا لـ Harvard Business Review ، فإن الشركات التي تزيد إنتاجيتها بنسبة 40 بالمائة لديها هوامش تشغيلية أعلى بنسبة 30 إلى 50 بالمائة من الشركات الأخرى في صناعتها. يمنحك تبسيط العمليات مزيدًا من الوقت لبيع سلعك أو خدماتك ، ولكنه أيضًا يحسن خدمة العملاء. يتفاعل الموظفون المنتجون والراضون بشكل أفضل مع العملاء ، مما يساعد على بناء نوع من الولاء للعلامة التجارية الذي يحافظ على تدفق الأرباح.
  • تنمية عملك: إذا كنت تخطط للتوسع لإضافة متاجر جديدة ، أو فتح مكتب فرعي ، أو زيادة المبيعات عبر الإنترنت ، فإن سير العمل المثمر يجعل من الممكن لك تنمية عملك. يأخذ النمو نموذج عمل مستدامًا وهدفًا واضحًا وموارد كافية. يفي تطوير بيئة عمل منتجة بالشرطين الأول والثالث لأنك أثبت أنك بنيت أساسًا قويًا يعمل وأنه يمكنك العمل بفعالية.

10 حيل للإنتاجية للشركات الصغيرة

ستساعدك حيل الإنتاجية هذه أنت وموظفيك على تحقيق أقصى استفادة من الوقت الذي تقضيه في العمل. حتى التغييرات البسيطة ، مثل تطوير الروتين ، يمكن أن تؤدي إلى تحسينات كبيرة. لذلك لا تشعر أن هذا مجرد إضافة المزيد إلى قائمة المهام الخاصة بك ؛ العديد من الاختراقات الإنتاجية سهلة التنفيذ.

1. اتبع قاعدة 80/20

قاعدة 80/20 هي نظرية إنتاجية حيث ينتهي 20٪ من جهودك بإنتاج 80٪ من نتائجك. في إعداد الأعمال التجارية الصغيرة ، يجب تحديد نسبة 20 بالمائة من مهام العمل التي توفر أكبر قيمة. على سبيل المثال ، إذا كنت تقضي 80 بالمائة من يومك في الاجتماعات و 20 بالمائة في المهام التي تدر ربحًا ، فيمكنك تحسين الإنتاجية الإجمالية عن طريق قضاء المزيد من وقتك في الأنشطة المدرة للربح وتقليل عدد الاجتماعات التي تعقدها كل أسبوع. أو قم بجدولة المهام التي تعتمد على النتائج في وقت مبكر من اليوم ، وقلل من عوامل التشتيت لتجنب إهدار الطاقة في الأمور الأقل إنتاجية.

2. القضاء على مضيعات الوقت

أن تكون منتجًا يعني الاستمرار في التركيز ، ولكن من المستحيل أن تركز انتباهك على العمل بنسبة 100٪ من الوقت. أكبر ما يهدر الوقت في العمل هو وسائل التواصل الاجتماعي والرسائل النصية ، حيث يستغرق فحص الإشعارات ما يعادل يوم عمل كامل من العمل في الأسبوع. يمكنك تقليل عوامل التشتيت هذه عن طريق قفل هاتفك في أحد الأدراج أو إيقاف تشغيل التنبيهات أثناء ساعات العمل. قد يكون جزء من المشكلة أيضًا هو الإشعارات التي يتلقاها الموظفون من تطبيقات العمل ، مثل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية. ساعد موظفيك على التخلص من المشتتات من خلال السماح لهم بوقت تركيز عميق عندما لا يستجيبون لرسائل البريد الإلكتروني ، ومن خلال تجميع الوقت الذي يقضونه في الرد على الكتل المميزة خلال اليوم.

3. استخدم التجميع للحفاظ على التركيز

كما ذكرنا للتو ، فإن التجميع يخصص كميات محددة من الوقت لمهام معينة. قسّم يومك إلى أقسام وخصص وظيفة لكل فترة زمنية. قد يعني هذا العمل على البحث في قسم واحد ، وصياغة اقتراح خلال قسم آخر ، والانتهاء من تنظيم بريدك الوارد.

هناك طريقة أخرى لتجميع المهام وهي تنظيم مجموعات زمنية منفصلة للتعامل مع المهام المعقدة التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام بالتفاصيل. إن تحديد مواعيد جميع مكالماتك الهاتفية المهمة بعد الغداء مباشرة أو تخصيص ساعة عملك الأولى لمشروع ذي أولوية قصوى يقلل من الحاجة إلى تبديل التروس ويساعدك في الحفاظ على تركيزك طوال اليوم.

عند حجز وقت التجميع ، استهدف فترات مدتها 90 دقيقة لكل نوع من المهام. في دراسة أجريت على نخبة من الموسيقيين ولاعبي الشطرنج والرياضيين ، وجد البروفيسور ك. أندرس إريكسون أن فترات التدريب غير المنقطعة لمدة 90 دقيقة أدت إلى إنتاجية مثالية من خلال الاستفادة من الدورات البيولوجية التي تحدث على مدار اليوم. فقط تذكر أن تقوم بجدولة فترات راحة قصيرة بين مجموعات المهام حتى تشعر بالانتعاش عند التعامل مع المجموعة التالية في جدولك الزمني.

4. أتمتة أكبر عدد ممكن من المهام

الأتمتة هي معادل رائع للشركات الصغيرة لأنها تساعد في تقليل احتياجات التوظيف وتبسيط مهام المكتب الروتينية. من معالجة كشوف المرتبات الآلية إلى روبوتات الدردشة في المتاجر عبر الإنترنت ، هناك الكثير من الطرق لتطبيق التكنولوجيا في عملك الصغير.

لتحديد ما يجب عليك أتمتة ، اكتشف المهام الأساسية لعملك وأيها المهام المتكررة منخفضة القيمة. بعض المهام مثل الخروج بأفكار جديدة وحل المشكلات ضرورية وتتطلب قوة عقلية بشرية. ومع ذلك ، فإن المهام الصغيرة التي تظل كما هي إلى حد كبير والتي تستحوذ على انتباه الموظفين ، مثل إرسال استجابة عبر البريد الإلكتروني لطلب خدمة العملاء ، تستحق التشغيل الآلي. يمكن أن يساعد القيام بذلك كل فرد في المكتب على التركيز على الجوانب الأكثر أهمية لتوليد الدخل في عملك.

5. الاستعانة بمصادر خارجية لما لا يمكنك أتمتة

الأتمتة لها حدودها. غالبًا لا يمكنه التعامل مع مستويات عالية من التعقيد ولا يوفر اللمسة البشرية التي تتطلبها بعض المهام. ولكن بدلاً من تعيين موظف منتظم لكل عنصر في قائمة المهام الخاصة بك ، فكر في الاستعانة بمصادر خارجية. أفضل المهام للاستعانة بمصادر خارجية هي تلك التي تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب خبرة أو تدريبًا أو قوة بشرية هائلة تتجاوز ميزانية التوظيف الحالية ، مثل التسويق أو المحاسبة أو إدارة وسائل التواصل الاجتماعي أو مكالمات خدمة العملاء. كن حذرًا ، مع ذلك ، من الإسراف في الاستعانة بمصادر خارجية ؛ تتطلب بعض المهام فهمًا عميقًا لعلامتك التجارية أو عملياتك أو احتياجات عملائك ويتم التعامل معها بشكل أفضل من قبل الأشخاص القريبين من المؤسسة.

6. قم بإعداد أدوات التعاون لفريقك

تساعد أدوات التعاون في مكان العمل فريقك على التواصل بفعالية والبقاء في مهمة عند العمل نحو هدف مشترك. يؤدي قضاء وقت أقل في طلب الملفات أو طرح الأسئلة التي تم الإجابة عليها بالفعل إلى بيئة عمل أكثر إنتاجية. تعمل البرامج والأنظمة الأساسية عبر الإنترنت التي تمكّن الدردشات ومؤتمرات الفيديو وتتبع المهام ومشاركة المستندات على تحسين الإنتاجية من خلال الاحتفاظ بالمناقشات ومواد المشروع كلها في مكان واحد.

7. إنشاء سير عمل مبسط

يمكن أن تصبح المواعيد النهائية وقوائم المهام وجداول الاجتماعات مربكة بسرعة إذا لم يكن لديك سير عمل واضح. يستفيد كل من الإدارة والموظفين من تتبع المهام اليومية وتحديد الأولويات لأنشطة محددة. استخدم أدوات إدارة المشروع لتتبع مهامك وفرزها حسب مستوى الأولوية. يساعد التركيز على المهام الأكثر أهمية أولاً وحفظ المهام الأقل أهمية حتى وقت لاحق من اليوم أو الأسبوع على تحقيق تقدم ملموس في المجالات الأكثر أهمية.

8. خلق ظروف عمل مواتية

تعمل ظروف العمل المريحة والممتعة على تعزيز الإنتاجية ، لذلك ضع بعض التفكير في تصميم منطقة عملك. بينما يجب عليك تشجيع موظفيك على تقليل الفوضى في مكاتبهم أو محطات العمل ، فإن الأمر متروك لك بصفتك صاحب العمل للحفاظ على بيئة عمل صحية. تشمل ظروف العمل الجيدة درجة حرارة مريحة وجودة هواء داخلي واستراتيجيات تقليل الضوضاء التي تقلل الأصوات غير المرغوب فيها وإضاءة كافية في جميع مناطق العمل. ركز على تحسينها لتقليل أي إزعاج قد يضعف الإنتاجية.

9. تقليل الاجتماعات

يمكن للاجتماعات غير الضرورية أن تدمر إنتاجية المكتب من خلال قضاء بعض الوقت بعيدًا عن المهام الأساسية ومقاطعتك عندما تكون في مأزق. ولا يقتصر الأمر على الاجتماعات الشخصية - فوقف العمل للاتصال باجتماع يمكن أن يكون مزعجًا مثل ترك جهاز الكمبيوتر الخاص بك للذهاب إلى غرفة المؤتمرات.

في الولايات المتحدة ، يقول 68 في المائة من المهنيين إنهم يخسرون وقت عمل ثمينًا في اجتماعات غير ضرورية أو سيئة التنظيم. حدد الاجتماعات أولاً بتحديد ما إذا كان يمكن معالجة المشكلة من خلال البريد الإلكتروني أو باستخدام برامج العمل التعاونية الأخرى. إذا لم تكن بحاجة إلى اجتماع شخصي أو اتصال ، فلا تملك واحدًا.

إن تقليل الوقت المستغرق في الاجتماعات يعني أيضًا تحديد نطاق الاجتماعات وجدولها الزمني بشكل مناسب. بدلاً من جدولة جلسة مدتها ساعة كل أسبوع ، ضع في اعتبارك جعلها جلسة مدتها 20 دقيقة بدلاً من ذلك ، وعقد الاجتماع أو المكالمة الجماعية فقط إذا كان هناك شيء جديد للمناقشة. ضع جدول أعمال واضحًا قبل بدء الاجتماع ، وادع فقط الأشخاص الذين هم بحاجة ماسة إلى الحضور شخصيًا.

10. تخصيص الوقت للابتكار

يشعر الموظفون الذين يتابعون مشاريعهم الخاصة بسعادة أكبر في العمل ، مما يجعلهم أكثر إنتاجية على المدى الطويل. خصص وقتًا للابتكار للحفاظ على مشاركة الموظفين بشكل خلاق. في حين أن هذا قد يبدو وكأنه إلهاء عن أهداف عملك الأساسية ، فإن تمكين الموظفين من متابعة المشاريع الصغيرة وتولي أدوار قيادية في تلك المشاريع يبني مهارات وخبرات قيّمة تنتقل إلى المهام اليومية. إن تخصيص جزء من كل يوم أو أسبوع للموظفين لتبادل الأفكار الجديدة ، وتجربة أشياء جديدة ، واستكشاف المشاريع التي لا تتعلق بمهام عملهم المعتادة ينشط موظفيك ويجلب وجهات نظر جديدة لم تكن لتفكر فيها بطريقة أخرى.

خطوة واحدة في وقت واحد

تحسين الإنتاجية يبقي موظفيك سعداء ، ويعزز أرباحك ، ويهيئ عملك الصغير للنجاح على المدى الطويل. لكن لا داعي للذعر - ليس عليك تنفيذ كل هذه الاختراقات الإنتاجية مرة واحدة. جرب عددًا قليلاً في كل مرة حتى تتمكن من تحسين الكفاءة تدريجيًا في مكان عملك بدلاً من إرباك الموظفين بمجموعة من التغييرات في وقت واحد.


BigCommerce هي شركة تكنولوجيا مملوكة للقطاع الخاص وتوفر منصة SaaS للتجارة الإلكترونية. تأسست الشركة في عام 2009 ولديها أكثر من 600 موظف ومقرها الرئيسي في أوستن ، تكساس. تشمل ميزاته مجموعات العملاء والتجزئة وتحسين محرك البحث (SEO) واستضافة الويب والمزيد.