5 Fehler, die Manager im Einzelgespräch machen (und wie man sie vermeidet)

Veröffentlicht: 2020-08-06

Manager sind der wertvollste Vorteil, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitern bieten können. Tatsächlich hat ein Gallup-Bericht herausgefunden, dass einer von zwei Angestellten irgendwann in seiner Karriere seinen Job aufgegeben hat, um sich von einem Vorgesetzten zu lösen und sein Leben zu verbessern.

Wie können wir also als Führungskräfte sicherstellen, dass wir der Manager sind, für den die Menschen arbeiten wollen, anstatt vor ihm wegzulaufen? Indem Sie sich die Zeit nehmen, das Beste aus Ihrer besten Gelegenheit zu machen, um Mitarbeiter zu motivieren und Feedback zu teilen: Einzelgespräche.

Während jedes persönliche Gespräch mit jedem direkt unterstellten Mitarbeiter anders behandelt werden sollte, gibt es häufige Fehler, die jeder Manager in dieser Zeit vermeiden sollte.

Lass uns anfangen!

1. Leistungsbeurteilungen mit Einzelgesprächen verwechseln

Dies ist ein häufigeres Missverständnis, als Sie erwarten würden. Während 94 % der Manager angaben, Einzelgespräche zu führen, gaben 3 % an, dass sie diese Treffen jedes Quartal abhielten.

Lassen Sie uns eines klarstellen: Vierteljährliche Leistungsbeurteilungen sind nicht dasselbe wie Einzelgespräche. Das Ziel jedes Treffens ist völlig unterschiedlich:

Das Ziel von Leistungsbeurteilungen ist:

  • Überprüfen Sie die Leistung eines direkt unterstellten Mitarbeiters in den letzten drei Monaten
  • Bewerten Sie, wie ihre Ergebnisse im Vergleich zu den Zielen abschneiden
  • Teilen Sie Feedback zu Stärken und Verbesserungsbereichen
  • Legen Sie einen Aktionsplan für das nächste Quartal fest

Das Ziel von Einzelgesprächen ist:

  • Hindernisse verstehen und beseitigen
  • Diskutieren Sie Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten
  • Teilen und erhalten Sie Feedback zu einer fortlaufenden und häufigen Kadenz
  • Geben Sie Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit, um Herausforderungen, Probleme und Feedback anzusprechen und eine Beziehung zu ihrem Vorgesetzten aufzubauen
  • Bieten Sie kontinuierliches Coaching an

Obwohl beide wichtig sind, ist es wichtig, dass Führungskräfte sie nicht für dasselbe halten. Wenn Sie sich und Ihr Team darauf beschränken, alle drei Monate Feedback zu geben, fördern Sie kein Umfeld, in dem eine offene, ehrliche und wechselseitige Kommunikation stattfinden kann.

2. Umplanung oder schlimmer noch, Absage des Meetings

Abgesehen von Krankheitstagen, Urlaub und Notfällen, sagen Sie niemals Ihre Einzelgespräche ab. Als People Leader können die Dinge extrem überwältigend werden. Vom Jonglieren bis zum Management Ihres Teams mit anderen Verantwortlichkeiten kann es verlockend sein, Einzelgespräche zu verschieben, um sich etwas mehr Zeit zu verschaffen, um Dinge auf Ihrer To-Do-Liste abzuhaken.

Während Sie sich vielleicht zusätzliche 30 Minuten verdienen, erweisen Sie sich und Ihrem Team tatsächlich einen Bärendienst. Tatsächlich fand eine Harvard Business Review-Studie heraus, dass ein abgebrochenes 15- bis 30-minütiges Gespräch mit einem direkt unterstellten Mitarbeiter:

  • Zeigt Ihrem direkten Vorgesetzten, dass er keine Priorität hat
  • Macht es Ihren Mitarbeitern schwerer, die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern
  • Bringt Ihr Team dazu, andere, viel weniger effektive Wege zu finden, um mit Ihnen in Kontakt zu treten, wie z. B. Ihren Posteingang zu überfluten oder um Ihren Schreibtisch zu schweben

Halten Sie sich und Ihr Team dafür verantwortlich, dass Sie zu Ihren Einzelgesprächen vorbereitet und bereit sind, jedes Mal zu diskutieren. Dies erspart Ihnen Zeit und Frustration und vermeidet es, die falsche Nachricht an Ihr Team zu senden.

Profi-Tipp: Richten Sie eine wiederkehrende Kalendereinladung für alle Ihre Einzelgespräche ein, und ja, dazu gehört auch Ihr Vorgesetzter!

3. Lassen Sie Statusaktualisierungen das Gespräch dominieren

Der bereits erwähnte State of One-on-Ones-Bericht ergab auch, dass 53,6 % der Manager angaben, dass der Zweck ihrer One-on-One-Meetings darin besteht, Status-Updates zu erhalten. Diese Gespräche drehen sich normalerweise um Dinge wie:

  • Woran hast du letzte Woche gearbeitet?
  • Woran willst du diese Woche arbeiten?
  • Wie weit sind die einzelnen Projekte?

Anstelle von Einzelgesprächen gehören diese Gespräche in ein Scrum oder Daily Standup. Führungskräfte, denken Sie daran, dass Einzelgespräche als ein spezieller Raum für Ihre Mitarbeiter behandelt werden sollten, um ihr Wachstum und ihre Entwicklung, ihre beruflichen Ziele und Herausforderungen zu besprechen und Feedback auszutauschen.

Wenn Sie sich in dieser Gefahr befinden, haben Sie hier einige Möglichkeiten, wie Sie verhindern können, dass Einzelgespräche zu Statusaktualisierungen werden:

  • Setzen Sie die Erwartungen zurück: Lassen Sie Ihren direkten Vorgesetzten wissen, dass Sie das Gefühl haben, dass Sie während des Einzelgesprächs zu viel über Projektaktualisierungen sprechen, und wiederholen Sie den Zweck und das Ziel des Treffens.
  • Ändern Sie Ihre Agenda: Wenn Sie sich Ihre Meeting-Agenda ansehen und feststellen, dass die meisten Punkte dazu führen, dass Sie über Statusaktualisierungen sprechen, fügen Sie Ihrer Agenda stattdessen verschiedene Fragen für Einzelgespräche hinzu.

Die Daten hinter lassen Statusaktualisierungen aus der Konversation heraus

Einzelgespräche sind eine unglaubliche Gelegenheit für Führungskräfte, Vertrauen und Beziehung zu jeder einzelnen Person in ihrem Team aufzubauen. Wenn Sie Raum lassen, um über Dinge wie Wachstum und Entwicklung zu sprechen, arbeiten Sie auch daran, Ihr Team besser einzubeziehen. Tatsächlich sind Mitarbeiter, die jede Woche Feedback von ihren Vorgesetzten erhalten, 43 % engagierter bei der Arbeit.

Das heißt, wenn Status-Updates Ihr Meeting dominieren, passiert das Gegenteil: Sie entkoppeln Ihr Team aktiv.

Gallups State of the Global Workplace stellte fest, dass Mitarbeiter, wenn sie konsistentes Feedback zu ihrer Leistung erhalten, sich stärker an ihre Arbeit und ihr Unternehmen binden. Infolgedessen fühlt sich diese Person motivierter, qualitativ hochwertigere Arbeit zu leisten und ein höheres Produktivitätsniveau zu erreichen.

Dem Bericht zufolge gibt es vier Ebenen des Leistungsentwicklungsbedarfs eines Mitarbeiters:

Status-Updates haben hier sicher nichts zu suchen, oder? Das soll nicht heißen, dass Sie Statusaktualisierungen nicht im gesamten Team teilen sollten, es bedeutet nur, dass diese Gespräche während Einzelgesprächen um jeden Preis vermieden werden sollten.

4. Meistens reden

Einzelgespräche sollten wie die Zeit eines Mitarbeiters mit Ihnen behandelt werden. Das bedeutet, dass Sie sie nicht nur das Gespräch und die Tagesordnung dominieren lassen, sondern dieses Verhalten auch fördern sollten.

Ein paar Möglichkeiten, um zu vermeiden, dass Sie den Großteil des Gesprächs führen, sind, Erwartungen an Ihren direkten Vorgesetzten zu stellen und an Ihren eigenen Fähigkeiten zum aktiven Zuhören zu arbeiten.

Fügen Sie Ihrer Besprechungsbeschreibung Erwartungen hinzu

Hier ist ein Beispiel für eine Besprechungsbeschreibung, die Sie Ihrem Einzelgespräch hinzufügen können:

„Dies ist unsere Zeit, um über Wachstum, Strategie, Unternehmensziele und Ihre persönliche Entwicklung zu sprechen. Uns beiden gehört dieses Treffen, und es wird erwartet, dass wir zur Tagesordnung beitragen und bereit sind, zu diskutieren. Letztendlich sind Sie jedoch der Eigentümer dieses Meetings, daher werden wir immer zuerst Ihre Tagesordnungspunkte durchgehen.“

Vergessen Sie nicht, es zu Ihrem eigenen zu machen und mit Ihrem direkten Vorgesetzten zusammenzuarbeiten, bevor Sie es offiziell machen.

Arbeiten Sie an Ihrem aktiven Zuhören

Aktives Zuhören macht Sie zu einem besseren Kommunikator, weil es Sie dazu bringt, tatsächlich zuzuhören und aufzunehmen, was die andere Person sagt. Einige Möglichkeiten, wie Sie dies weiterhin üben können, sind:

  1. Unterbrechen Sie niemals. Lassen Sie Ihren direkten Untergebenen seine Gedanken zu Ende führen (und hören Sie sich den Rest seiner Gedanken tatsächlich an).
  2. Erinnern Sie sich vor jedem Meeting daran, dass ein erfolgreiches Meeting ein Meeting ist, bei dem Ihr direkter Untergebener seine Gefühle mitteilen kann.

5. Erwarten Sie, dass Ihre direkten Untergebenen sich öffnen, bevor Sie es selbst tun

Denken Sie daran, dass Sie hier eine Machtposition einnehmen und es daher sehr einschüchternd sein kann, wenn sich ein direkt Untergebener Ihnen gegenüber öffnet. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, den Ton des Meetings anzugeben und einen sicheren Raum zu schaffen, in dem es in Ordnung ist, Gedanken, Gefühle und Herausforderungen auszutauschen.

„Ich gebe meine eigenen Fehler und Bereiche, in denen ich persönlich mit meinen direkten Untergebenen wachsen möchte, voll und ganz zu. Ich lasse sie wissen, dass ich ein neuer Manager bin und einiges davon neu für mich ist. Mein Ziel ist es, mit ihnen zusammenzuarbeiten und dabei Feedback zu erhalten. Das gibt ihnen die Möglichkeit, ihre Ängste, Fehler und Herausforderungen mit mir zu teilen. Wir alle finden es heraus und es ist in Ordnung, ehrlich zu sein.“ –Connor Bradley, Wachstumsmanager bei Jobber

Eine entscheidende Fähigkeit, die jeder Personalmanager weiterhin üben und verbessern sollte, ist verletzliche Führung. Führungskräfte, die ihre Stärken und Schwächen nicht nur sich selbst, sondern auch ihrem Team eingestehen können, sind diejenigen, die das Beste aus ihrem Team machen können. Einige Möglichkeiten, wie Führungskräfte verwundbare Führung praktizieren können, sind:

  • Aufmachen. Dies kann ein einfacher Satz sein wie: „Dies ist das erste Mal, dass ich in einer Führungsposition bin, und während ich wirklich hart daran arbeite, der Manager zu sein, den Sie verdienen, gibt es definitiv eine Menge, an dem ich arbeiten kann. Wenn Sie also jemals Feedback haben, möchte ich Sie wissen lassen, dass dies ein sicherer Ort ist, an dem Feedback in beide Richtungen erwünscht ist. So können wir beide mit der Zeit wachsen.“
  • Schaffung eines psychologisch sicheren Raums. Fühlt sich Ihr Team sicher, Feedback und Herausforderungen zu teilen und in Ihren Einzelgesprächen ihr wahres, authentisches Selbst zu sein? Wenn nicht, haben Sie einiges zu tun, um einen sicheren Raum zu schaffen. Amy Edmunson erklärt in ihrem TED Talk, wie Sie genau das tun können.
  • Ermutigung zum Teilen. Dies geht über das Sagen Ihrer direkten Untergebenen hinaus, dass Sie sich über ihr Feedback und ihren Input freuen würden. Wie Sie Feedback erhalten, spielt eine große Rolle dabei, ob sich Ihr direkter Untergebener wieder öffnet oder nicht. Wenn sie beispielsweise ein Feedback mit Ihnen teilen und Sie explodieren oder schlecht reagieren und sich dadurch nichts ändert, entmutigen Sie sie aktiv, sich zu öffnen. Wenn Sie das nächste Mal ein Feedback erhalten, analysieren Sie, wie Sie sich im Nachhinein verhalten, und finden Sie Bereiche, in denen Sie sich weiter verbessern können (und weiter tun!).

Einpacken

Einzelgespräche sind eine unglaubliche Gelegenheit, Vertrauen aufzubauen, Feedback auszutauschen und das Wachstum in sich selbst und Ihrem Team voranzutreiben. Aber wenn sie falsch angegangen werden, können sie Reibung, Frustration und letztendlich Fluktuation verursachen. Vermeiden Sie diese fünf Fehler während Ihrer Einzelgespräche, um wirklich das Beste aus Ihrer größten Gelegenheit zu machen, Ihr Team zu engagieren!

Bio des Autors

Hiba Amin leitet das Marketing bei Soapbox, einer Meeting-Software, die von über 100.000 Managern und ihren Teams verwendet wird. Sie finden Hiba auf Twitter.