Machen Sie das Beste aus Ihrem Pivot to Virtual Events

Veröffentlicht: 2020-05-30

Vor der COVID-19-Pandemie wurden viele virtuelle Veranstaltungen in Form von Hybridveranstaltungen abgehalten – eine Kombination aus Präsenzveranstaltungen und virtuellen Veranstaltungen, bei denen die Online-Teilnahme über Chat oder Videokonferenzen erfolgt. Da COVID-19 jedoch die physische Interaktion zwischen Menschen eingeschränkt hat, ist die Durchführung von vollständig virtuellen Veranstaltungen auf absehbare Zeit zur neuen Norm geworden.

Das Spannende an dieser Entwicklung ist, dass virtuelle Events Veranstaltern, Referenten, Teilnehmern sowie Partnern und Sponsoren enorme Möglichkeiten bieten. Neben anderen Vorteilen gibt es eine Reduzierung der Kosten pro Lead und eine Steigerung des ROI. Eventveranstalter können auch die Reichweite ihrer Events vergrößern und mehr Personen als zuvor teilnehmen lassen.

Wenn Sie den Übergang zu virtuellen Veranstaltungen planen, finden Sie im Folgenden effektive Möglichkeiten, um das Beste aus Ihrem Übergang zu machen:

  1. Verwenden Sie die am besten geeigneten Technologien und Plattformen
  2. Beteiligung und Reichweite steigern
  3. Verfolgen Sie nützliche Daten an mehreren Punkten Ihrer Veranstaltungen
  4. Erhöhen Sie den Lebenszyklus von Veranstaltungsinhalten
  5. Schaffen Sie Gelegenheiten zum Networking über die mobile Event-App

1. Verwenden Sie die am besten geeigneten Technologien und Plattformen

Um das Beste aus Ihren virtuellen Veranstaltungen herauszuholen, müssen Sie die vielseitigsten Technologien und Plattformen verwenden. Denn Ihre gesamte Veranstaltung lebt von der Prämisse der Technologie. Ihre Wahl der Event-Plattformen und/oder mobilen Event-Apps kann Ihr virtuelles Event-Erlebnis und das Ihres Publikums verbessern oder einschränken. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Wahl einer Plattform für virtuelle Veranstaltungen berücksichtigen sollten:

Handelt es sich um eine vorlagenbasierte oder anpassbare Veranstaltungsplattform?

Während einige vorlagenbasierte Veranstaltungsplattformen über Funktionen verfügen, die für allgemeine Veranstaltungsanforderungen geeignet sind, gibt es nichts Vergleichbares zu einer benutzerdefinierten Veranstaltungsseite für Ihre Organisation. Sie sollten Ihren Plattformanbieter für virtuelle Veranstaltungen fragen, ob anpassbare Dienste verfügbar sind. Dies würde Ihnen mehr Flexibilität geben, insbesondere wenn Ihre Veranstaltungen mehrere Funktionen erfordern.

Verfügt es über interaktive, Kommunikations- und Feedback-Tools?

Grundsätzlich sollte eine Event-Plattform all das haben, aber Sie müssen trotzdem prüfen, ob alle wesentlichen Kommunikations-, interaktiven, Umfrage- und Publikumsbindungsfunktionen auf der Plattform verfügbar sind. Es sollte Funktionen wie Fragen und Antworten, Live-Chats, Live-Umfragen usw. haben.

Handelt es sich um eine Full-Service- oder Self-Service-Plattform?

Eine Full-Service-Plattform verfügt über ein engagiertes Support-Team, das die gesamte technische Unterstützung bietet, die die Veranstaltung von der Wiege bis zur Bahre benötigt. Auf der anderen Seite bedeutet Self-Service, dass Ihr Team Ihre Veranstaltungen mit nur minimaler Unterstützung durch den Technologieanbieter selbstständig erstellt und verwaltet.

Ist die Plattform für genaue Analysen und Berichte optimiert?

Sie können Ihre virtuelle Veranstaltung optimal nutzen, wenn Sie über ein System verfügen, das Daten aus Benutzerinteraktionen speichert. Sie benötigen Dateneinblicke aus allen Aspekten der Veranstaltung, daher sollten Sie sich vergewissern, dass die Plattform über robuste Funktionen für Analysen und Berichte verfügt.

Hat es eine mobile Event-App?

Mobile Event-Apps können genutzt werden, um bemerkenswerte Event-Erlebnisse zu schaffen und die entsprechenden Daten zu tracken. Die meisten Plattformen für virtuelle Events bieten mobile Event-Apps an, aber Sie sollten auch prüfen, ob diese separat beschafft werden müssen.

2. Teilnahme und Reichweite erhöhen

Das Gute an virtuellen Events ist, dass es keine physischen Grenzen gibt und jeder von überall auf der Welt teilnehmen kann. Dies bedeutet, dass Sie Technologie nutzen können, um mehr Menschen zur Teilnahme an Ihren virtuellen Veranstaltungen zu bewegen. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie dies erreichen können:

Erweitern Sie Ihr Publikum

Virtuelle Veranstaltungen geben Ihnen die Möglichkeit, neue Demographie in Ihre Veranstaltung einzubeziehen. Dies kann eine bestimmte Alters- oder Einkommensgruppe bedeuten. Sie können auch die Menschen erreichen, die normalerweise schwer für Live-Events zu gewinnen sind. Beispielsweise C-Level-Führungskräfte, die normalerweise aufgrund eines vollen Terminkalenders keine Zeit haben, an Live-Veranstaltungen teilzunehmen.

Erreiche neue Regionen (strebe ein globales Publikum an)

Die Chancen stehen gut, dass Ihre vorherigen Events auf eine bestimmte Region beschränkt waren. Virtuell zu werden kann Ihnen helfen, Ihre Reichweite zu erweitern und neue Ergänzungen aus der ganzen Welt zu finden. Sie können dieselbe Kategorie von Personen oder demografischen Gruppen ansprechen, mit denen Sie in Bezug auf die Registrierung und Teilnahme an Ihren vergangenen Veranstaltungen erfolgreich waren.

3. Verfolgen Sie nützliche Daten an mehreren Punkten Ihrer Veranstaltungen

Maximieren Sie die Möglichkeiten virtueller Veranstaltungen, um nützliche Daten für Ihr Unternehmen zu generieren und Daten mit Ihrer Strategie zu verbinden. Im Folgenden finden Sie einige nützliche Metriken zum Nachverfolgen:

Demographische Information

Welche Kategorien von Teilnehmern können Ihre Targeting-Bemühungen erreichen? Haben Sie ein regelmäßiges Muster mit einer bestimmten Altersgruppe, einem bestimmten Geschlecht, einem Standort oder einer Einkommensgruppe? Die Verfolgung demografischer Daten Ihrer Veranstaltungsteilnehmer kann diese Informationen und noch mehr offenlegen.

Verfolgen Sie die Ergebnisse Ihrer Marketingstrategien

Um die Effektivität Ihrer Marketingstrategien zu ermitteln, behalten Sie Ihre Ergebnisse im Auge. Die Konversionsrate ist eine wichtige Kennzahl, die Sie verfolgen sollten, um die Effizienz Ihrer Marketingbemühungen bei der Steigerung Ihrer Veranstaltungsbesucherzahlen zu messen. Wenn Ihre Marketingmaßnahmen mehrere Kanäle umfassen, sollten die Konversionsraten über alle Kanäle hinweg verfolgt werden.

Dazu gehören zum Beispiel die Verfolgung der Konversion von Ihrer Registrierungsseite (Webseite), E-Mail-Marketing, bezahlte digitale Werbung usw.

Vergleichen Sie für die Registrierungsseite die Anzahl der Personen, die sich registriert haben, mit der Anzahl der Personen, die die Webseite besucht haben. Berücksichtigen Sie beim E-Mail-Marketing die E-Mail-Öffnungsrate und die Klickrate, die im Durchschnitt zwischen 21 – 30 % bzw. 3,1 – 5 % liegen sollten.

Bei bezahlten digitalen Anzeigen kann die Konversion gemessen werden, indem Ihre Klickrate (CTR) verfolgt wird, die ein Maß für die Klicks ist, die Ihre Anzeige pro Anzahl von Aufrufen oder Impressionen erhalten hat. Die CTR sollte nicht weniger als ein Prozent betragen, um als erfolgreich zu gelten. Folglich können Sie die Konversionsrate als Prozentsatz der Ereignisanmeldungen, die Sie durch Anzeigenklicks erhalten haben, zu der Anzahl der aufgezeichneten Anzeigenklicks bestimmen.

Ihre Tracking-Ergebnisse zeigen Ihnen, was Sie anpassen müssen. Beispielsweise müssen Sie für die Registrierungsseite möglicherweise Ihren Registrierungsprozess vereinfachen, um die Konversion auf Ihrer Webseite zu erhöhen. Für E-Mail-Marketing können Sie verschiedene E-Mail-Betreffzeilen, Absendernamen, Handlungsaufforderungen (CTA) testen oder Ihre E-Mail-Liste neu zusammenstellen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Bei digitalen bezahlten Anzeigen können Sie die Anzeigen löschen, die nicht erfolgreich sind.

Verfolgen Sie Registrierungen für Veranstaltungssitzungen

Abgesehen von Ihrer vorläufigen Recherche können Sie wissen, welche Inhalte die Teilnehmer bereit sind, aus den Veranstaltungssitzungen zu konsumieren, für die sie sich am häufigsten anmelden. Wenn Sie Veranstaltungen mit mehreren Sitzungen haben, beachten Sie die mit einer höheren Schirmherrschaft und die mit einer geringeren Schirmherrschaft. Dies hilft dabei, die Inhaltsbereiche zu kennen, auf die man sich bei zukünftigen virtuellen Veranstaltungen konzentrieren sollte.

Erstellen Sie Live-Umfragen und Post-Event-Umfragen, um Feedback zu erhalten

Abgesehen davon, was Sie selbst verfolgen können, sollten Sie auch direkt von Ihrem Publikum über Ihre Plattform, die Veranstaltungsproduktion, den Inhalt, die Sponsoren und ihre Hoffnungen auf zukünftige Veranstaltungen erfahren. Sie können interaktive Live-Umfragen und Post-Event-Umfragen erstellen, um die Meinung Ihrer Teilnehmer einzuholen.

Überwachen Sie das Engagement in den sozialen Medien

Teilen Sie Geschichten über Ihre Veranstaltung in den sozialen Medien und ermutigen Sie die Veranstaltungsteilnehmer, dasselbe zu tun, indem Sie bestimmte Hashtags verwenden. Dies kann Ihre Veranstaltung in den sozialen Medien zum Trend machen und Sie können dies nutzen, um die Markenbekanntheit zu steigern. Um dies effektiv zu gestalten, können Sie Teilnehmer belohnen, deren Posts in den sozialen Medien das meiste Engagement erzielt haben.

4. Erhöhen Sie den Lebenszyklus von Veranstaltungsinhalten

Einer der Vorteile virtueller Events ist, dass Sie Ihre Inhalte länger relevant halten können. Präsentationen während der Veranstaltung können Sie für andere Anlässe nutzen. Wenn Sie Datums- und Zeitstempel aus Ihren Inhalten entfernen, kann dies für lange Zeit relevant sein.

Verwandeln Sie Ihre virtuelle Veranstaltung in einen Content-Hub

Sie können Inhalte vorab aufzeichnen, die während der Veranstaltung präsentiert werden oder nicht, um über Ihre mobile Event-App darauf zuzugreifen und sie herunterzuladen. Es könnten zusätzliche In-App-Käufe sein. Wenn jemand eine bestimmte Sitzung genossen hat, wäre er offener für ein Angebot, mehr zu lernen.

Abgesehen davon, dass Sie zusätzliche Inhalte zum Verkauf anbieten, können Sie die Hauptveranstaltungsinhalte auch außerhalb Ihrer virtuellen Veranstaltung an ein breiteres Publikum vermarkten.

5. Schaffen Sie Gelegenheiten zum Networking über die mobile Event-App

Keine Veranstaltung ist vollständig ohne Networking, und dazu gehören auch virtuelle Veranstaltungen. Virtuelle Events bieten erhebliche Möglichkeiten zum Networking, insbesondere durch die Nutzung mobiler Event-Apps, die über Funktionen wie Live-Chats, Terminvereinbarung, Kontaktaustausch usw. verfügen können. Im Wesentlichen sollte Ihre Technologie Möglichkeiten für die folgenden Verbindungen bieten:

Verbindungen zwischen den Teilnehmern

Die Teilnehmer sollten in der Lage sein, sich über Live-Chats hinaus miteinander zu verbinden. Um dies zu erreichen, können Sie die Teilnehmer bitten, ihre Profile während oder nach der Registrierung für die Veranstaltung zu vervollständigen. Solche Profile sollten ihre wichtigsten beruflichen Details sowie Kontaktdaten enthalten. Die Teilnehmer sollten in der Lage sein, diese Details anzuzeigen und Gespräche miteinander zu initiieren, und das über die Plattform hinaus.

Teilnehmer/Redner-Verbindungen

Auf die gleiche Weise sollten die Teilnehmer auf die Referenten zugreifen und Verbindungen zu ihnen herstellen können.

Verbindungen zu Teilnehmern/Sponsoren

Sponsoren möchten auf jeden Fall mit den Teilnehmern Ihrer Veranstaltung in Kontakt treten, um Leads zu generieren. Eine Möglichkeit, diese Verbindung herzustellen, besteht darin, virtuelle Stände zu erstellen, an denen sich die Teilnehmer mit Sponsoren und Ausstellern treffen können, ähnlich wie bei Live-Events.

Fazit

Ihre gesamte virtuelle Veranstaltung hängt von der Technologie ab, und das erfordert oft, dass Sie mehr in Plattformen investieren, die Ihnen die beste Schnittstelle zu den Teilnehmern bieten. Sie können einen Teil des Overheads, den Sie für eine Live-Veranstaltung aufgewendet hätten, wieder in die Schaffung einer robusten virtuellen Veranstaltungsumgebung investieren. Sie werden feststellen, dass der Gewinn wirklich endlos ist, wenn Sie sich Mühe in Ihre virtuelle Eventproduktion stecken.


Jordan Schwartz ist Präsident und Mitbegründer von Pathable, einer Event-App und Website-Plattform für Konferenzen und Messen. Er verließ die akademische Psychologie, um sich der Softwareentwicklung zu widmen, und verbrachte 10 Jahre bei Microsoft, wo er die Entwicklung von verbraucherorientierter Software leitete. Frustriert von den Konferenzen, an denen er dort teilnahm, verließ er Microsoft 2007 mit dem Ziel, durch eine Konferenz-App der nächsten Generation Mehrwert und bessere Netzwerkmöglichkeiten zu bieten. Jordan ist ein digitaler Nomade, der oft in seine Heimatstadt Seattle zurückkehrt, um seine Bienenstöcke zu pflegen.