Meretas Produktivitas Anda untuk Kesuksesan Bisnis Kecil

Diterbitkan: 2020-06-09

Saat Anda menjalankan bisnis kecil, tingkat produktivitas dapat membuat perbedaan besar dalam profitabilitas secara keseluruhan. Sayangnya, sebagian besar pekerja hanya menghabiskan sekitar 27 persen waktu mereka untuk tugas-tugas terampil—tugas yang Anda rekrut untuk mereka. Sebagian besar waktu mereka dihabiskan untuk pekerjaan yang sibuk atau hilang karena gangguan. Dan jika waktu yang mereka habiskan untuk benar-benar melakukan pekerjaan yang berharga tidak produktif karena penundaan dan ketidakefisienan, Anda tidak hanya kehilangan kinerja bisnis tetapi juga keterlibatan karyawan.

Meskipun Anda tidak dapat menambahkan waktu ekstra untuk hari kerja, Anda pasti dapat menemukan cara untuk memanfaatkan waktu yang Anda dan karyawan Anda habiskan untuk pekerjaan dengan memprioritaskan tugas dan memberi karyawan Anda alat dan pelatihan yang tepat. Mari kita lihat bagaimana peretasan produktivitas dan otomatisasi tugas yang membosankan membantu Anda memaksimalkan sumber daya yang tersedia.

Pentingnya Produktivitas dalam Usaha Kecil

Meningkatkan produktivitas membantu bisnis Anda tumbuh dan berkembang. Baik Anda mencoba memaksimalkan produksi atau ingin meningkatkan pemesanan layanan Anda, meningkatkan produktivitas membuka pintu untuk:

  • Peningkatan pendapatan: Ketika Anda dan staf Anda lebih produktif, bisnis Anda menghasilkan lebih banyak uang. Menurut Harvard Business Review, perusahaan yang 40 persen lebih produktif memiliki margin operasi 30 hingga 50 persen lebih tinggi daripada perusahaan lain di industri mereka. Penyederhanaan proses memberi Anda lebih banyak waktu untuk menjual barang atau jasa Anda, tetapi juga meningkatkan layanan pelanggan. Karyawan yang produktif dan puas berinteraksi lebih baik dengan pelanggan, membantu membangun jenis loyalitas merek yang membuat laba terus mengalir.
  • Mengembangkan bisnis Anda: Jika Anda berencana untuk memperluas untuk menambah toko baru, membuka kantor cabang, atau meningkatkan penjualan online, alur kerja yang produktif memungkinkan Anda untuk mengembangkan bisnis Anda. Pertumbuhan membutuhkan model bisnis yang berkelanjutan, tujuan yang jelas, dan sumber daya yang memadai. Mengembangkan lingkungan kerja yang produktif memenuhi syarat pertama dan ketiga karena Anda telah membuktikan bahwa Anda telah membangun fondasi yang kuat yang berfungsi dan bahwa Anda dapat beroperasi secara efektif.

10 Peretasan Produktivitas untuk Bisnis Kecil

Peretasan produktivitas ini akan membantu Anda dan staf Anda memaksimalkan waktu yang Anda habiskan di tempat kerja. Bahkan perubahan sederhana, seperti mengembangkan rutinitas, dapat memicu peningkatan yang signifikan. Jadi jangan merasa ini hanya menambahkan lebih banyak ke daftar tugas Anda; banyak peretasan produktivitas yang mudah diterapkan.

1. Ikuti aturan 80/20

Aturan 80/20 adalah teori produktivitas di mana 20 persen dari upaya Anda akhirnya menghasilkan 80 persen dari hasil Anda. Dalam pengaturan bisnis kecil, Anda harus mengidentifikasi 20 persen tugas kerja mana yang memberikan nilai paling besar. Misalnya, jika Anda menghabiskan 80 persen hari Anda dalam rapat dan 20 persen pada tugas yang menghasilkan keuntungan, Anda dapat meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dengan menghabiskan lebih banyak waktu Anda untuk kegiatan yang menghasilkan keuntungan dan mengurangi jumlah pertemuan yang Anda lakukan setiap minggu. Atau jadwalkan tugas yang paling berorientasi pada hasil di awal hari, dan minimalkan gangguan untuk menghindari pemborosan energi untuk hal-hal yang kurang produktif.

2. Hilangkan pemborosan waktu

Menjadi produktif berarti tetap fokus, tetapi tidak mungkin untuk menjaga perhatian Anda pada pekerjaan 100 persen sepanjang waktu. Pembuang waktu terbesar di tempat kerja adalah media sosial dan SMS, dengan memeriksa notifikasi menghabiskan sebanyak pekerjaan sehari penuh per minggu. Anda dapat mengurangi gangguan ini dengan mengunci ponsel di laci atau mematikan peringatan selama jam kerja. Sebagian dari masalahnya mungkin juga adalah notifikasi yang didapat karyawan dari aplikasi kerja, seperti email dan pesan instan. Bantu karyawan Anda menghilangkan gangguan dengan membiarkan mereka memiliki waktu fokus yang mendalam ketika mereka tidak menanggapi email, dan dengan mengelompokkan waktu yang mereka habiskan untuk menanggapi ke dalam blok yang berbeda di siang hari.

3. Gunakan batching untuk tetap fokus

Seperti yang baru saja kami sebutkan, batching menetapkan jumlah waktu tertentu untuk tugas-tugas tertentu. Bagilah hari Anda menjadi beberapa bagian dan alokasikan pekerjaan untuk setiap slot waktu. Ini mungkin berarti mengerjakan penelitian di satu bagian, menyusun proposal di bagian lain, dan menyelesaikan dengan mengatur kotak masuk Anda.

Cara lain untuk mengelompokkan tugas adalah mengatur blok waktu terpisah untuk menangani tugas kompleks yang memerlukan perhatian lebih terhadap detail. Menjadwalkan semua panggilan telepon penting Anda tepat setelah makan siang atau mendedikasikan jam pertama kerja Anda untuk proyek prioritas utama mengurangi kebutuhan untuk berpindah persneling dan membantu Anda mempertahankan fokus Anda sepanjang hari.

Saat memblokir waktu untuk batching, bidik interval 90 menit untuk setiap jenis tugas. Dalam sebuah penelitian terhadap musisi elit, pemain catur, dan atlet, Profesor K. Anders Ericsson menemukan bahwa interval latihan 90 menit yang tidak terputus menghasilkan produktivitas yang optimal dengan memanfaatkan siklus biologis yang terjadi sepanjang hari. Ingatlah untuk menjadwalkan istirahat singkat di antara blok tugas sehingga Anda merasa segar saat menangani blok berikutnya pada jadwal Anda.

4. Otomatiskan tugas sebanyak mungkin

Otomatisasi adalah penyeimbang yang hebat untuk usaha kecil karena membantu mengurangi kebutuhan staf dan merampingkan tugas kantor rutin. Dari pemrosesan penggajian otomatis hingga chatbot toko online, ada banyak cara untuk menerapkan teknologi dalam bisnis kecil Anda.

Untuk menentukan apa yang harus Anda otomatisasi, cari tahu tugas mana yang penting untuk bisnis Anda dan tugas mana yang bernilai rendah dan berulang. Beberapa tugas seperti memunculkan ide-ide baru dan memecahkan masalah sangat penting dan membutuhkan kekuatan otak manusia. Namun, tugas-tugas kecil yang sebagian besar tetap sama dan menyita perhatian karyawan, seperti mengirim tanggapan email untuk permintaan layanan pelanggan, layak untuk diotomatisasi. Melakukannya dapat membantu semua orang di kantor tetap fokus pada aspek terpenting yang menghasilkan pendapatan dari bisnis Anda.

5. Mengalihdayakan apa yang tidak dapat Anda otomatiskan

Otomasi memiliki batasnya. Seringkali tidak dapat menangani tingkat kerumitan yang tinggi dan tidak memberikan sentuhan manusiawi yang dibutuhkan beberapa tugas. Tetapi alih-alih menugaskan karyawan tetap untuk setiap item dalam daftar tugas Anda, pertimbangkan untuk melakukan outsourcing. Tugas terbaik untuk melakukan outsourcing adalah tugas yang memakan waktu dan membutuhkan keahlian, pelatihan, atau tenaga kerja yang melampaui anggaran perekrutan Anda saat ini, seperti pemasaran, akuntansi, manajemen media sosial, atau panggilan layanan pelanggan. Namun, berhati-hatilah terhadap outsourcing yang berlebihan; beberapa tugas memerlukan pemahaman yang mendalam tentang merek Anda, proses Anda, atau kebutuhan pelanggan Anda dan paling baik ditangani oleh orang-orang yang dekat dengan organisasi.

6. Siapkan alat kolaborasi untuk tim Anda

Alat kolaborasi tempat kerja membantu tim Anda berkomunikasi secara efektif dan tetap mengerjakan tugas saat bekerja menuju tujuan bersama. Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk meminta file atau mengajukan pertanyaan yang telah dijawab menghasilkan lingkungan kerja yang lebih produktif. Perangkat lunak dan platform online yang memungkinkan obrolan, konferensi video, pelacakan tugas, dan berbagi dokumen meningkatkan produktivitas dengan menyimpan diskusi dan materi proyek di satu tempat.

7. Buat alur kerja yang efisien

Tenggat waktu, daftar tugas, dan jadwal rapat dapat dengan cepat menjadi berlebihan jika Anda tidak memiliki alur kerja yang jelas. Baik manajemen dan karyawan mendapat manfaat dari pelacakan tugas sehari-hari dan menetapkan prioritas untuk aktivitas tertentu. Gunakan alat manajemen proyek untuk melacak tugas Anda dan mengurutkannya berdasarkan tingkat prioritas. Berfokus pada tugas yang paling penting terlebih dahulu dan menyimpan tugas yang kurang penting sampai nanti di hari atau minggu membantu setiap orang membuat kemajuan yang berarti di bidang yang paling penting.

8. Ciptakan kondisi kerja yang menguntungkan

Kondisi kerja yang nyaman dan menyenangkan meningkatkan produktivitas, jadi pikirkan desain area kerja Anda. Meskipun Anda harus mendorong staf Anda untuk mengurangi kekacauan di meja atau tempat kerja mereka, terserah Anda sebagai pemilik bisnis untuk menjaga lingkungan kerja yang sehat. Kondisi kerja yang baik meliputi suhu yang nyaman, kualitas udara dalam ruangan, strategi pengurangan kebisingan yang meminimalkan suara yang tidak diinginkan, dan pencahayaan yang cukup di semua area kerja. Berkonsentrasilah pada pengoptimalan ini untuk mengurangi ketidaknyamanan yang mungkin mengurangi produktivitas.

9. Kurangi rapat

Rapat yang tidak perlu dapat merusak produktivitas kantor dengan mengambil waktu dari tugas-tugas penting dan mengganggu Anda saat Anda sedang sibuk. Dan bukan hanya pertemuan tatap muka––menghentikan pekerjaan untuk menelepon ke rapat bisa sama mengganggunya dengan meninggalkan komputer Anda untuk pergi ke ruang konferensi.

Di AS, 68 persen profesional mengatakan mereka kehilangan waktu kerja yang berharga karena pertemuan yang tidak perlu atau tidak terorganisir dengan baik. Batasi rapat dengan terlebih dahulu menentukan apakah masalah tersebut dapat diatasi melalui email atau menggunakan program kerja kolaboratif lainnya. Jika Anda tidak membutuhkan pertemuan tatap muka atau panggilan telepon, jangan lakukan itu.

Mengurangi waktu yang dihabiskan dalam rapat juga berarti menentukan ruang lingkup dan jadwal rapat dengan tepat. Alih-alih menjadwalkan sesi selama satu jam setiap minggu, pertimbangkan untuk menjadikannya sesi 20 menit, dan hanya mengadakan rapat atau panggilan konferensi jika ada sesuatu yang baru untuk didiskusikan. Buat agenda yang jelas sebelum rapat dimulai, dan undang hanya orang-orang yang benar-benar perlu hadir secara langsung.

10. Ciptakan waktu untuk inovasi

Karyawan yang mengejar proyek mereka sendiri merasa lebih bahagia di tempat kerja, yang membuat mereka lebih produktif dalam jangka panjang. Bangun waktu untuk inovasi agar karyawan tetap terlibat secara kreatif. Meskipun ini mungkin tampak seperti pengalih perhatian dari tujuan bisnis inti Anda, memungkinkan karyawan untuk mengejar proyek mikro dan mengambil peran kepemimpinan dalam usaha tersebut membangun keterampilan dan pengalaman berharga yang terbawa ke tugas sehari-hari. Menyisihkan sebagian dari setiap hari atau minggu bagi staf untuk melakukan brainstorming ide-ide baru, mencoba hal-hal baru, dan mengeksplorasi proyek-proyek yang tidak terkait dengan tugas kerja rutin mereka menyegarkan kembali karyawan Anda dan membawa perspektif baru yang tidak akan Anda pertimbangkan sebaliknya.

Satu langkah pada satu waktu

Meningkatkan produktivitas membuat karyawan Anda senang, meningkatkan keuntungan Anda, dan menyiapkan bisnis kecil Anda untuk kesuksesan jangka panjang. Namun jangan panik––Anda tidak perlu menerapkan semua peretasan produktivitas ini sekaligus. Cobalah beberapa per satu sehingga Anda dapat secara bertahap mengoptimalkan efisiensi di tempat kerja Anda daripada membebani karyawan dengan banyak perubahan sekaligus.


BigCommerce adalah perusahaan teknologi swasta dan menyediakan platform e-niaga SaaS. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2009 dan memiliki 600+ karyawan dengan kantor pusat di Austin, Texas. Fitur-fiturnya termasuk grup dan segmentasi pelanggan, optimisasi mesin pencari (SEO), hosting web, dan banyak lagi.