6 consigli degli esperti per una comunicazione efficace con i dipendenti

Pubblicato: 2022-01-08

La comunicazione con i dipendenti è uno degli elementi costitutivi di ogni azienda di successo. Non importa se l'azienda ha tre dipendenti o 300, una buona comunicazione conta.

In questo articolo, discuteremo dei modi in cui puoi gettare solide basi e costruire una comunicazione efficace con i dipendenti tra il tuo team, indipendentemente dal fatto che la tua attività sia appena agli inizi o funzioni da anni.

Definita la comunicazione dei dipendenti

Due bolle di chat che rappresentano la comunicazione dei dipendenti

Quando si eliminano tutti i dettagli estranei, la comunicazione dei dipendenti è semplicemente lo scambio di informazioni tra due persone in un'azienda. Non importa se è tra un CEO e un nuovo assunto, tu e uno dei tuoi dipendenti diretti o due colleghi della stessa squadra: è tutta comunicazione con i dipendenti.

Ma se devi scambiare informazioni con più di un individuo alla volta, è ancora una comunicazione con i dipendenti? Lo è di sicuro.

La comunicazione dei dipendenti va oltre il semplice scambio di informazioni uno contro uno per includere anche la più complicata comunicazione di massa.

Come la comunicazione individuale, la comunicazione di massa assume molte forme diverse. Può essere una persona che presenta informazioni a un gruppo, un gruppo che presenta informazioni a una singola persona o un gruppo che presenta informazioni a un altro gruppo.

Anche questa è solo comunicazione dei dipendenti in una forma o nell'altra.

Suggerimenti per una comunicazione efficace con i dipendenti

Incontro di gruppo, riunione di squadra

1) Considera prima il formato

Come accennato in precedenza, la comunicazione con i dipendenti assume molte forme e può essere condotta attraverso una varietà di metodi.

Il messaggio può essere scambiato uno a uno, uno a un gruppo o anche da un gruppo all'altro. Può essere consegnato faccia a faccia, online o come una copia cartacea di qualche tipo. Può contenere informazioni significative o minori.

Indipendentemente da ciò, esiste un formato migliore per ogni messaggio.

Ad esempio, puoi comunicare in modo rapido e semplice un promemoria su una data di scadenza imminente tramite messaggio istantaneo, e-mail o promemoria stampato.

Tuttavia, i principali cambiamenti politici si ottengono meglio attraverso un incontro faccia a faccia in cui puoi entrare nei dettagli e rispondere a qualsiasi domanda che potrebbe sorgere.

Quando consideri il formato giusto da utilizzare, prenditi qualche momento per chiederti:

  • Come ti sentiresti a ricevere le informazioni?
  • Un messaggio istantaneo lo farebbe sembrare troppo impersonale?
  • La copia cartacea sarebbe più favorevole per accedere alle informazioni in un secondo momento?
  • Cosa è meglio per scopi di registrazione?

Rispondere a queste domande può aiutarti a scegliere il formato giusto per la comunicazione con i tuoi dipendenti e garantire che il tuo team riceva e comprenda il messaggio nel modo in cui lo intendevi.

2) Rendi il tuo messaggio chiaro e conciso

Chiarezza e brevità sono componenti essenziali di una comunicazione efficace con i dipendenti.

Se stai scrivendo un messaggio, fallo in un modo che sia facilmente accessibile al tuo pubblico, evita il linguaggio ambiguo quando possibile e astieniti dall'usare il gergo a meno che non sia una parte normale della comunicazione del tuo team.

È anche importante essere il più concisi possibile nella comunicazione scritta. Non usare cinque frasi quando ne basta una e non entrare nei minimi dettagli a meno che non sia assolutamente necessario. Troppe parole possono oscurare il tuo messaggio e creare confusione nella mente del tuo lettore.

3) Inizia dall'alto

Una comunicazione efficace con i dipendenti inizia in cima alla gerarchia aziendale.

Gli amministratori delegati e l'alta dirigenza danno il tono a tutti gli altri in azienda. Pertanto, è imperativo che rispettino tutte le migliori pratiche di comunicazione quando possibile.

Ad esempio, se incoraggi i membri del tuo team a essere il più concisi possibile nella loro comunicazione scritta, e poi produci un'e-mail di cinque pagine che tutti possono leggere, invia il messaggio che sei in qualche modo "al di sopra della legge" che l'impresa ha stabilito.

4) Non esagerare

Donna sopraffatta dalla comunicazione dei dipendenti

Il sovraccarico di comunicazione dei dipendenti è una cosa molto reale quando si tratta di lavoro in ufficio e remoto.

Se invii più messaggi più volte al giorno tramite e-mail, Slack, Zoom o un numero qualsiasi di altre app di comunicazione, la distrazione può essere un aumento di velocità per la produttività del tuo team.

Evita il sovraccarico della comunicazione limitando messaggi, note, conversazioni e altre interazioni a un canale o app normale e interagendo con i colleghi solo quando necessario.

Per le conversazioni non aziendali, è estremamente vantaggioso ridurre al minimo tale comunicazione durante l'orario di lavoro. Naturalmente, si verificheranno alcune conversazioni personali, è inevitabile, ma cerca di limitarle alle pause e quando sei lontano dall'area di lavoro principale.

Se il tuo team lavora in remoto, configura un canale "casuale" (o un altro nome appropriato) che i tuoi dipendenti possono utilizzare quando ne sentono la necessità. Ciò mantiene la "chiacchierata" in un posto in modo che non trabocchi e interrompa la comunicazione relativa al lavoro.

5) Incontro di persona e uno contro uno

Nonostante il fatto che gran parte della comunicazione aziendale di oggi stia diventando digitale, è comunque essenziale incontrarsi di persona e uno contro uno con i propri dipendenti di tanto in tanto.

Sia che tu organizzi una riunione settimanale, settimanale o mensile con l'intero gruppo, parlare faccia a faccia, anche virtualmente, mantiene aperte le linee di comunicazione in modo che i dipendenti si sentano a proprio agio con te e gli altri membri di la loro squadra.

È anche essenziale mantenere un programma regolare di revisioni e valutazioni delle prestazioni (meglio condotto individualmente) in modo che i tuoi dipendenti continuino a crescere ed evolversi nella loro posizione nella tua azienda.

6) Spiega le tue decisioni

A volte, la direzione o la proprietà devono dare mandati senza offrire spiegazioni al resto del team.

Ma, quando possibile, prenditi del tempo per entrare nel dettaglio delle conclusioni che raggiungi, degli incarichi che assegni e di altri aspetti dell'attività che potrebbero essere influenzati da una determinata decisione.

Ciò è particolarmente importante quando il tuo team (o un individuo) offre un'idea che secondo loro può avere un impatto reale sul compito da svolgere. Se lo respingi semplicemente perché sei a conoscenza di altre informazioni che non sono, il morale della tua squadra ne risentirà.

Invece, offri spiegazioni sul motivo per cui hai deciso come hai fatto. Spiega al tuo team perché un'idea non funzionerà. In questo modo, capiscono il processo di pensiero alla base di tutto e possono iniziare a cercare nuove soluzioni.

Il modo migliore per migliorare la comunicazione dei dipendenti

App di comunicazione per i dipendenti Sling

Negli affari, lo strumento giusto può fare la differenza tra successo e fallimento, tra relazioni forti e relazioni deboli, e tra buona comunicazione e cattiva comunicazione.

Quando si tratta di una comunicazione efficace con i dipendenti, lo strumento giusto dovrebbe rendere tutto più semplice.

Dovrebbe semplificare lo scambio di idee e informazioni, ma anche contribuire in larga misura ad altri aspetti vitali della tua attività, come la pianificazione, il libro paga, il monitoraggio del tempo e il controllo dei costi di manodopera.

L'unico strumento che fa tutto questo e altro è l'app Sling. Le potenti funzionalità integrate nella suite di software Sling possono aiutarti a:

  • Organizza i turni
  • Mantieni i membri del team al lavoro
  • Semplifica la ricerca di sostituti
  • Rimani nel budget
  • Impedisci la mancata presentazione
  • Massimizzare il costo del lavoro
  • Gestisci gli straordinari

Le funzionalità di comunicazione di Sling includono l'archiviazione basata su cloud, Newsfeed e Messaggi.

Per rendere la comunicazione il più efficiente possibile, Sling archivia tutti i suoi dati nel cloud. Quando è necessario condividere una pianificazione, un report o un modello con un membro del team, è sufficiente autorizzarlo e inviargli un collegamento. Possono quindi accedere a tali informazioni ovunque e in qualsiasi momento.

La funzione Newsfeed di Sling si basa su formati di social media familiari che ti consentono di pubblicare aggiornamenti sulla tua attività in un unico posto affinché tutto il tuo team possa vederli. Puoi persino impostare diversi feed di notizie per fornire informazioni a una persona, un gruppo specifico di persone o tutti i tuoi dipendenti.

Questa è una potente comunicazione sul posto di lavoro per il 21° secolo.

Chat di comunicazione dei dipendenti Sling

E con la funzione Messaggi di Sling, puoi sfruttare le notifiche push per comunicare in modo più efficiente con una o più persone da un'unica app. Non dovrai più cercare di costringere piattaforme di comunicazione disparate a lavorare insieme.

Sling ti consente di inviare messaggi a individui o gruppi, ottimizzare la tua forza lavoro e creare una cultura aziendale più forte, il tutto in tempo reale in modo da poter fare di più durante la tua intensa giornata lavorativa.

Tutto ciò all'interno della stessa app che ti aiuta a creare programmi, gestire gli straordinari e mantenere il budget della tua attività. Questo è un potente strumento per una comunicazione efficace con i dipendenti e una gestione della forza lavoro.

Per ulteriori risorse gratuite per aiutarti a gestire meglio la tua attività, organizzare e programmare il tuo team e monitorare e calcolare i costi di manodopera, visita GetSling.com oggi.