Sondaggi tra i dipendenti: come ottenere le risposte di cui hai bisogno

Pubblicato: 2022-01-19

Le opinioni e i suggerimenti dei tuoi dipendenti non sono nulla da temere, soprattutto quando li raccogli e analizzi in modo proattivo attraverso sondaggi tra i dipendenti.

Sondare i tuoi dipendenti ti aiuta a vedere il loro feedback come uno strumento invece che come un'interruzione.

In effetti, i sondaggi tra i dipendenti sono uno dei modi migliori per attingere ai pensieri, ai talenti e alle idee dei dipendenti per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali e scoprire soluzioni alle sfide uniche della tua azienda.

In questa introduzione alla conduzione di sondaggi tra i dipendenti, esploreremo:

  • Motivi per sondare i tuoi dipendenti
  • Tipi comuni di sondaggi tra i dipendenti
  • Precauzioni e un'alternativa per le piccole organizzazioni
  • Come sviluppare le domande del sondaggio
  • Migliori pratiche per la gestione dei sondaggi e per ottenere la partecipazione
  • Come seguire e quando scavare più a fondo

Driver aziendali e tipi di sondaggi tra i dipendenti

Per essere più efficace, la tua decisione di condurre un sondaggio tra i dipendenti dovrebbe essere legata a obiettivi e obiettivi altamente specifici.

Di seguito sono riportati alcuni dei tipi più comuni di sondaggi tra i dipendenti e i relativi obiettivi:

  • Indagini sul clima e sul coinvolgimento : per scoprire gli atteggiamenti dei dipendenti nei confronti delle loro organizzazioni, leader e lavoro
  • Sondaggi di inserimento: per verificare con i nuovi assunti la loro esperienza
  • Indagini sulla diversità, l'equità e l'inclusione (DE&I) : per valutare come i dipendenti si sentono nei confronti della propria organizzazione in base a come si identificano e per trovare modi per far sentire tutti i dipendenti più inclusi

Le aziende utilizzano i sondaggi anche per ottenere informazioni su sfide particolari, come ad esempio:

  • Alto fatturato
  • Alto assenteismo
  • Straordinari eccessivi e bassa produttività
  • Elevati tassi di infortuni sul lavoro
  • Silos dipartimentali
  • Faziosità sul posto di lavoro
  • Recenti fusioni o acquisizioni
  • Transizioni del sito di lavoro (ad es. da remoto a di persona)

Precauzioni d'indagine

Molto probabilmente i risultati del sondaggio tra i dipendenti riveleranno aree di miglioramento e indicheranno persino esigenze che potrebbero portare a progetti pluriennali.

Prima di dedicare tempo allo sviluppo, alla distribuzione e alla valutazione di un sondaggio tra i dipendenti, assicurati di avere la larghezza di banda per agire una volta che le risposte arrivano.

Può essere demoralizzante per i dipendenti che si aprono e condividono i loro pensieri se i leader dell'azienda non riescono ad agire su questioni che vengono scoperte.

Inoltre, fai attenzione all'anonimato prima di lanciare un sondaggio tra i dipendenti.

Quando viene data la possibilità di parlare in modo anonimo in un sondaggio, è più probabile che i dipendenti condividano le possibili cause alla base di eventuali problemi.

Ma senza questa certezza, i dipendenti potrebbero essere riluttanti a fornire il loro feedback onesto ed esitare a partecipare, temendo che le loro risposte vengano identificate. Una bassa partecipazione può rendere difficile ottenere risultati sufficienti per rendere utili i tuoi sforzi di rilevamento.

Per questo motivo, generalmente non è consigliabile condurre un sondaggio tra i dipendenti se si hanno meno di 20 dipendenti.

Le piccole aziende possono invece utilizzare le interviste di soggiorno per ottenere un feedback simile.

Tipi di domande del sondaggio tra i dipendenti

Una volta che hai un obiettivo chiaro in mente, sei pronto per scrivere le domande del sondaggio. Diamo un'occhiata ai due tipi principali, esplorando i vantaggi e le sfide di ciascuno.

Domande a risposta chiusa

Di solito si tratta di domande a scelta multipla, che offrono ai dipendenti alcune risposte fisse tra cui scegliere.

  • Benefici – I risultati sono quantificabili. Puoi segnare le risposte e confrontare facilmente i risultati.
  • Sfide: le risposte mancheranno di dettagli, spiegazioni e ragioni per cui i tuoi dipendenti hanno risposto in questo modo.
  • Esempio – “La gestione include i dipendenti nelle decisioni che incidono sul loro lavoro: Assolutamente d'accordo; Essere d'accordo; Neutro; Disaccordo; o Fortemente in disaccordo."

Domande aperte

Questi consentono ai tuoi dipendenti di rispondere liberamente, fornendo informazioni qualitative (normalmente considerate la parte più importante dei risultati di un sondaggio).

  • Vantaggi: i dipendenti possono esprimere pienamente i propri pensieri. Da queste risposte possono emergere problemi di tendenza.
  • Sfide – Il feedback può essere travolgente. I commenti dei dipendenti non sono sempre costruttivi e possono utilizzare lo spazio del sondaggio aperto per lamentarsi o lamentarsi.
  • Esempio: "Fornire qualsiasi altra idea o commento relativo al modo in cui la direzione coinvolge i dipendenti nelle decisioni di lavoro".

Troppe domande aperte possono rendere difficile identificare le tendenze e agire in base ai dati acquisiti. E troppe domande a risposta chiusa possono rendere difficile spiegare le ragioni dietro le valutazioni dei tuoi dipendenti.

Quindi, punta a un mix 80/20 tra questi due tipi di domande del sondaggio.

Formulazione delle domande del sondaggio dei dipendenti

C'è un'arte nel formulare le domande del sondaggio in un modo che garantisca le risposte più utili. In generale, è opportuno evitare:

Fare domande composte

Non chiedere due risposte quando l'impostazione del sondaggio ne consente solo una. Ad esempio, "Quanto sei soddisfatto della tua retribuzione e del titolo di lavoro?" Invece, concentrati su un solo pensiero per domanda per evitare confusione.

Fare domande di parte

Non fare domande che sembrano suggerire una risposta adeguata. Ad esempio, “Molti dipendenti hanno affermato di essere soddisfatti della nostra politica della presa di forza. Sei d'accordo?" Assicurati invece di porre domande con un tono neutro.

Usare un linguaggio complicato o acronimi

Assicurati di utilizzare un linguaggio che tutti i tuoi dipendenti capiranno facilmente. Può essere utile, ad esempio, scrivere acronimi per assicurarsi che tutti gli intervistati capiscano il tuo significato. Ad esempio, "Come ti senti riguardo ai nostri sforzi in materia di diversità, equità e inclusione (DE&I)?"

Durata del sondaggio

Il numero di domande che poni dipende in gran parte dai tuoi obiettivi per il sondaggio e anche da quanto tempo prevedi di dedicare ai dipendenti per completarlo. A volte un sondaggio di tre o cinque domande è abbastanza lungo per raggiungere i tuoi obiettivi.

Se desideri che i dipendenti concludano un sondaggio in 30 minuti o meno (per ridurre al minimo l'interruzione della produttività), non porre più di 50 domande. Inoltre, tieni presente che sondaggi più lunghi possono portare a una partecipazione inferiore alla piena.

Amministrazione dei sondaggi

Quando sei pronto per condurre un sondaggio tra i dipendenti, scegli un momento che non sembri di disturbo o che non cada durante una stagione intensa. I sondaggi inviati all'inizio della settimana tendono a ottenere le risposte migliori.

La maggior parte delle aziende distribuisce sondaggi tra i dipendenti utilizzando una delle numerose piattaforme online disponibili, che vanno da strumenti di sondaggi fai-da-te gratuiti (ad es. SurveyMonkey) a soluzioni personalizzate di gestione dei feedback aziendali (ad es. People Element).

Quando scegli lo strumento di indagine giusto, pensa a come i tuoi dipendenti prenderanno il tuo sondaggio, considerando:

  • Tutti i dipendenti potranno accedere al nostro sondaggio?
  • Abbiamo preso in considerazione sistemazioni per i dipendenti che potrebbero aver bisogno di assistenza per completare il sondaggio?
  • Dobbiamo offrire il sondaggio in più lingue?
  • I dipendenti risponderanno al sondaggio su un computer o un dispositivo mobile?
  • Come garantiremo ai dipendenti il ​​tempo sufficiente per completare il sondaggio durante l'orario di lavoro?

Potrebbe essere comunque necessario fornire un'opzione cartacea ai dipendenti che non hanno accesso alla tecnologia dei sondaggi. Ma attenzione; i sondaggi cartacei presentano problemi di anonimato per alcuni dipendenti.

Ad esempio, se i dipendenti devono consegnare i sondaggi completati direttamente al loro manager, potrebbero preoccuparsi che il manager capisca chi ha dato quali risposte. In questo caso, è meglio distribuire i sondaggi cartacei insieme a una busta affrancata con il proprio indirizzo, in modo che tutti i dipendenti possano consegnare il sondaggio in modo anonimo nello stesso posto.

È inoltre buona norma chiedere informazioni demografiche (ad es. dipartimento, incarico e ruolo) all'inizio o alla fine di un sondaggio tra i dipendenti per aiutarti a interpretare i risultati.

Tuttavia, fornire queste informazioni identificative a volte rende i dipendenti preoccupati per il loro anonimato, che è assolutamente fondamentale per ottenere un feedback onesto. Un modo per superare questa sfida è raggruppare piccoli reparti quando si chiede ai dipendenti di selezionare il proprio reparto da un elenco di scelte.

Incoraggiare la partecipazione

Naturalmente, più sondaggi completati dai dipendenti ricevi, maggiore è la fiducia che puoi avere nei risultati. In generale, per considerare validi i risultati, vuoi che almeno il 70% dei tuoi dipendenti completi il ​​sondaggio.

Sul front-end, i manager devono comunicare chiaramente gli obiettivi dell'azienda per la gestione del sondaggio e come metteranno in pratica i risultati. I dipendenti saranno più motivati ​​a partecipare al sondaggio se sanno perché vuoi i loro pensieri e come questo aiuterà la loro vita lavorativa.

Puoi anche incentivare la partecipazione. Ad esempio, organizza una pizzata o offri un coupon di mezza giornata a tutti i dipendenti (di nuovo, per preservare l'anonimato) quando raggiungi il tuo obiettivo di partecipazione.

Analizzare i risultati e agire

Ricordi l'importanza del follow-through della leadership dopo aver intervistato i dipendenti?

Ecco come puoi farlo bene.

1. Valuta ed esamina le tue risposte

  • Quali sono stati i tuoi risultati quantitativi (dalle tue domande a risposta chiusa)?
  • Come hanno risposto i dipendenti alle domande aperte (i tuoi risultati qualitativi)?
  • I temi comuni compaiono all'interno dell'azienda o all'interno dei reparti?

A volte, potresti non avere chiarezza sui risultati. Ad esempio, se il grado di soddisfazione per i vantaggi della tua azienda era basso, potrebbe non essere chiaro quale dei tuoi vantaggi manchi. Potrebbero essere retribuiti permessi, ferie, prestazioni mediche o pensionistiche.

In questo caso e in altri simili, hai un paio di opzioni per scavare più a fondo:

  • Fai un altro rapido sondaggio
  • Fare focus group con pochi dipendenti alla volta

Una volta che sei sicuro di interpretare i risultati, sei pronto per passare al passaggio successivo.

2. Tenere un incontro con i dirigenti dell'azienda per presentare i risultati

Il gruppo dirigente dovrebbe collaborare per identificare chiare opportunità di miglioramento e anche aree di successo.

Sebbene sia normale sentirsi a disagio per il feedback dei dipendenti, concentrati sull'assumere il meglio e vedere i risultati come costruttivi piuttosto che distruttivi.

E non screditare una maggioranza soddisfatta fissandoti sulle tue ruote cigolanti. Ricorda di guardare tutte le risposte in modo equo. Una voce non dovrebbe essere appesantita più pesantemente delle altre.

3. Tenere una riunione con tutti i dipendenti per presentare i risultati

Assicurati di aprire questa riunione esprimendo apprezzamento ai tuoi dipendenti per aver fornito il loro feedback (ad es. "Ti abbiamo ascoltato; ti abbiamo ascoltato; grazie").

Successivamente, condividi da tre a cinque tendenze emerse dalle risposte. Comunicare le modifiche già apportate per affrontare questi problemi.

Quindi, presentare da tre a cinque opportunità di miglioramento insieme a un piano d'azione per affrontare queste aree di interesse. Suddividi i tuoi obiettivi in ​​obiettivi trimestrali, semestrali o annuali.

Sottolinea ancora una volta che il team di gestione sta prendendo a cuore le risposte dei dipendenti.

4. Incontrarsi trimestralmente per aggiornare i dipendenti sui progressi degli obiettivi

Il gruppo dirigente dovrebbe impegnarsi a mantenere le azioni all'ordine del giorno per garantire il follow-through e la responsabilità.

Questi incontri dovrebbero riguardare:

  • Ciò che è già stato realizzato
  • Ciò su cui tutti devono rimanere concentrati
  • Ciò che deve ancora essere raggiunto

Ricorda ai tuoi dipendenti i cambiamenti che stanno avvenendo a seguito del loro feedback e comunica che sei ancora impegnato a portare a termine.

Esempi di risultati e piano d'azione

Supponiamo che tu abbia condotto un sondaggio tra i dipendenti a causa di un problema di alto turnover nel primo anno di lavoro.

Alcuni temi che potresti scoprire:

  • I dipendenti sentono che il lavoro che è stato loro descritto al momento dell'assunzione non ha finito per essere la realtà.
  • I dipendenti non si sentono come se avessero ricevuto un'adeguata formazione o supporto.

Il tuo gruppo dirigente potrebbe intraprendere le seguenti azioni a seguito dei tuoi risultati:

  • Incorpora un'anteprima realistica del lavoro nel processo di reclutamento, incluso il tour dell'area di lavoro, la visione di un video di dipendenti che dimostrano il lavoro e persino il colloquio con i candidati durante l'orario di turno in cui sono tenuti a lavorare.
  • Esaminare le pratiche di assunzione delle competenze dell'azienda.
  • Concentrati su un migliore processo di inserimento in modo che i dipendenti ricevano una spiegazione completa delle loro responsabilità lavorative e segua un elenco di controllo di inserimento.
  • Sondare i nuovi dipendenti 60-90 giorni dopo la data di inizio per garantire la soddisfazione dei dipendenti e la chiarezza del ruolo.
  • Richiedere ai nuovi dipendenti di avere regolari riunioni di follow-up con i loro manager.
  • Offrire formazione sulla gestione delle prestazioni ai manager.
  • Misura il fatturato mensilmente.
  • Esegui interviste di uscita per individuare le tendenze.
  • Istituire un comitato per la diversità, l'equità e l'inclusione (DE&I).

Sondaggio di nuovo

Potrebbe essere necessario che i sondaggi mirati vengano eseguiti solo una volta o ogni due anni.

Ma è buona norma condurre lo stesso sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti ogni anno per confrontare i risultati, tenere traccia dei miglioramenti e rilevare nuove sfide.

Per portare ulteriormente la tua strategia di indagine e creare una cultura di ascolto continuo, puoi incorporare check-in del polso più brevi a sei mesi o ogni mese. Idealmente, si desidera effettuare il check-in abbastanza spesso per tenere traccia dei miglioramenti e allo stesso tempo concedere ai manager il tempo sufficiente per rispondere al feedback tra i sondaggi.

Il valore della conoscenza dei dipendenti

I sondaggi tra i dipendenti sono un approccio olistico per affrontare i tuoi problemi organizzativi, che possono essere unici come le tue persone.

In Insperity crediamo che tirare fuori il meglio dai tuoi dipendenti sia la chiave per massimizzare le prestazioni aziendali.

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