Sistema di gestione della flotta: modelli essenziali per i gestori della flotta

Pubblicato: 2020-04-14

sistema di gestione della flotta

Negli ultimi anni, il tasso di incidenti alla guida di flotte commerciali negli Stati Uniti è aumentato di circa il 20%.

Il settore della gestione della flotta ha risposto a sua volta con una nuova enfasi sull'importanza della sicurezza di veicoli e conducenti, principalmente a causa della natura prevenibile di molti di questi incidenti stradali.

I sistemi di gestione della flotta sono diventati sempre più complessi; ben oltre il sistema di tracciamento cc di base del suo passato.

Oggi, sempre più aziende dipendenti dai veicoli stanno implementando questi sistemi per migliorare il monitoraggio di conducenti e veicoli, incoraggiare abitudini di guida più sicure e facilitare una migliore trasparenza a livello aziendale.

Se la tua azienda gestisce una grande flotta di centinaia o migliaia di veicoli, un sistema di gestione della flotta è fondamentale per tenere traccia di tutto ciò che riguarda i tuoi dipendenti e le tue risorse.

La gestione della flotta senza un sistema in atto lascia intrinsecamente spazio a potenziali complicazioni ed errori umani, anche se la tua flotta è di dimensioni inferiori. Ad esempio, se un conducente ha un incidente, potresti incontrare problemi durante la presentazione di una richiesta di risarcimento assicurativo o potrebbe essere difficile raggiungere rapidamente il tuo conducente per ottenere un ETA per un cliente.

I sistemi di gestione della flotta sono progettati per mitigare questi potenziali problemi e contribuire a rafforzare i processi quotidiani, rendendoli più efficienti e organizzati che mai.

In questo articolo di Process Street tratteremo:

  • Che cos'è la gestione della flotta?
  • Che cos'è un sistema di gestione della flotta (FMS)?
  • Responsabilità chiave di un gestore di flotta
  • Vantaggi dei sistemi di gestione della flotta
  • Modelli di gestione della flotta
  • Come utilizzare Process Street per il tuo sistema di gestione della flotta

Cominciamo con le basi.

Che cos'è la gestione della flotta?

La gestione della flotta è un insieme di strumenti utilizzati per gestire le prestazioni dei veicoli commerciali. Può assumere la forma di monitoraggio del veicolo, diagnostica, manutenzione, monitoraggio delle prestazioni del conducente e del consumo di carburante, ecc.

Storicamente, questi compiti venivano eseguiti manualmente e richiedevano una registrazione e un'archiviazione noiose e dispendiose in termini di tempo, che lasciano spazio anche all'errore umano.

L'implementazione di un sistema di gestione della flotta (FMS) rende tutte queste attività necessarie più veloci, più semplici e più precise che mai.

I sistemi di gestione della flotta affrontano problemi come una cattiva gestione delle attività e la mancanza di automazione, la manutenzione dei veicoli e, in generale, aiutano a gestire e analizzare le prestazioni dei dipendenti.

Che cos'è un sistema di gestione della flotta (FMS)?

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Un sistema di gestione della flotta è qualsiasi sistema in atto che aiuta a gestire e far funzionare le flotte di veicoli. Quando si gestisce il trasporto, in particolare una grande flotta, è estremamente importante considerare la sorveglianza dei veicoli. I sistemi di gestione della flotta forniscono questo.

Esistono due tipi di sistemi di gestione della flotta: sistemi di gestione della flotta offline e sistemi di gestione della flotta online.

Un sistema di gestione della flotta offline è quando è presente un'unità di registrazione nel veicolo e i dati raccolti vengono successivamente elaborati e analizzati. Col tempo e con l'implementazione della tecnologia, questo sistema si è evoluto in un sistema di gestione della flotta online, quando i veicoli utilizzano un software per connettersi a un server su Internet e fornire analisi dei dati in tempo reale.

Un sistema di gestione della flotta online consente di migliorare l'efficienza dei processi e dei compiti coinvolti nella gestione di una flotta di grandi dimensioni.

Un sistema di gestione della flotta può includere funzionalità come:

  • Diagnostica del veicolo e localizzazione
  • Manutenzione veicolo
  • Gestione del consumo di carburante
  • Gestione della sicurezza
  • Gestione delle prestazioni del conducente
  • Monitoraggio remoto del tachigrafo

Responsabilità chiave di un gestore di flotta

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Ci sono molte responsabilità da destreggiarsi quando si tratta di gestire la tua flotta. E può essere facile perdere di vista ciò su cui è più importante concentrarsi quando si stabilisce il protocollo di gestione della flotta della propria azienda.

Ecco perché abbiamo messo insieme un elenco di responsabilità chiave che dovrebbero ispirare il tuo processo decisionale mentre vai avanti con la gestione della tua flotta:

Documentare e aggiornare regolarmente dati accurati su tutti i dettagli relativi alla tua flotta

Esempio: tenere registri completi per tutti i veicoli e assicurarsi che le informazioni siano facilmente accessibili ai dipendenti, ad esempio, se hanno bisogno di trovare la data esatta dell'ultimo cambio di pneumatico di un veicolo specifico.

Determinare i possibili rischi in ogni fase dei processi della tua azienda e lavorare su come ridurli al minimo

Esempio: fornire ampie politiche di screening dei conducenti, nonché programmi di formazione sulla guida sicura per ridurre al minimo gli incidenti stradali durante il lavoro.

Revisione dei dati registrati e risoluzione di eventuali problemi rilevati per evitare ulteriori battute d'arresto

Esempio: i gestori di flotte hanno la capacità di rivedere i percorsi comuni seguiti dai loro conducenti e offrono loro percorsi alternativi che potrebbero evitare il traffico intenso e ridurre il tempo di viaggio.

Processi di costruzione, o procedure operative standard, specifiche per una varietà di situazioni in cui la flotta e i dipendenti possono imbattersi

Esempio: un programma di gestione della flotta con un piano d'azione completo per situazioni quali: incidenti stradali, guasti ai veicoli, ispezioni fallite, ecc.

Tutte queste responsabilità sono interconnesse. Non puoi affrontare alcun problema senza avere dati documentati e tenerli regolarmente aggiornati, ad esempio. Questo è il motivo per cui è prezioso pensare alla gestione della flotta come a una sorta di gestione dei processi aziendali.

L'utilizzo di un software BPM come Process Street può aiutarti a tenere traccia di tutti i tuoi processi e responsabilità, assicurandoti di non perdere un passo lungo il percorso.

In caso contrario, la gestione manuale di tutti questi processi può facilmente diventare disordinata e disorganizzata, soprattutto se tutto viene ancora documentato su carta.

L'ex gestore della flotta, Tim Uittenbroek, ha sottolineato l'importanza di utilizzare le liste di controllo per aiutare a gestire la sua flotta:

“Con la checklist sul mio software di gestione della flotta, faccio un lavoro perfetto... anche con molte distrazioni. Mi aiuta a anticipare qualsiasi potenziale problema e posso gestire facilmente le prestazioni dei piloti quando non ci sono.

La mia lista di controllo nel software di gestione della flotta mi aiuta a monitorare i progressi. Mi assicuro di misurare bene ogni lista di controllo per ottenere le operazioni della flotta nel flusso. Con il software, posso documentare digitalmente ogni progresso rispetto a ogni lista di controllo".

Process Street ti consente di mantenere tutti i tuoi processi e attività in un unico posto e rende semplice e veloce apportare modifiche se necessario.

Vantaggi dei sistemi di gestione della flotta

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L'obiettivo di un sistema di gestione della flotta è monitorare le prestazioni e la manutenzione del veicolo per garantire che tutto funzioni in modo efficiente. Consente alle aziende di ridurre i rischi connessi all'uso dei veicoli, aumenta la produttività e l'efficienza, riduce i costi complessivi e incoraggia il rispetto di eventuali SOP o regolamenti governativi.

Alcuni vantaggi dell'implementazione di un sistema di gestione della flotta online includono:

Automatizza i rapporti sulla flotta e le attività manuali

Molti sistemi di gestione della flotta sono in grado di sintetizzare tutte le informazioni registrate in report sulla flotta orari, giornalieri o settimanali, senza che tu debba dedicare ulteriore lavoro. Questa funzione ti consente di avere facilmente una panoramica delle prestazioni dei tuoi dipendenti e salute del veicolo, avendo anche la possibilità di apportare modifiche in base ai rapporti, se necessario.

Alcuni altri esempi di attività manuali che potrebbero essere automatizzate con un sistema di gestione della flotta:

  • Individuazione di veicoli specifici
  • Documentare le ricevute del carburante, la prova delle consegne, qualsiasi altro modulo
  • Redigere rapporti di ispezione del veicolo
  • Chiamare manualmente i conducenti per gli ETA

Aumenta in modo redditizio migliorando l'efficienza del carburante

Come risultato delle maggiori capacità di supervisione dei veicoli del sistema di gestione della flotta, i gestori della flotta sono in grado di osservare molto meglio il comportamento dei loro conducenti e sono molto meglio attrezzati per gestire la loro flotta. Ad esempio, un gestore di flotte sarebbe in grado di vedere facilmente se un conducente specifico sta facendo girare regolarmente al minimo i propri veicoli e sprecando carburante, laddove altrimenti sarebbe stato impossibile saperlo.

Alcuni sistemi registrano persino le ricevute di carburante, che offrono maggiori informazioni sulle abitudini di alimentazione del conducente e sul veicolo stesso. L'accesso a questo tipo di informazioni consente alla direzione di essere in grado di apportare modifiche per ridurre al minimo lo spreco di carburante e di monitorare tali modifiche per assicurarsi che vengano eseguite.

Migliora la sicurezza e riduce le violazioni alla guida

Non solo saresti in grado di monitorare le abitudini di rifornimento dei tuoi conducenti con un sistema di gestione della flotta, ma anche i loro comportamenti di guida. Ciò consente ai gestori di flotte di valutare i modelli di guida dei singoli conducenti e, se necessario, di portare alla loro consapevolezza eventuali abitudini di guida non sicure e, di conseguenza, di ridurre il numero di incidenti stradali e violazioni della guida durante il lavoro.

Protegge la tua azienda e migliora le prestazioni assicurative

Sfortunatamente, non tutti gli incidenti sono prevenibili, ma l'implementazione di un sistema di gestione della flotta garantisce che sarai in grado di fornire prove alle compagnie assicurative quando i tuoi conducenti non erano colpevoli.

Non solo questo, ma una compagnia di assicurazioni potrebbe anche fornire sconti o bonus per le aziende che utilizzano sistemi di gestione della flotta perché capiscono che queste aziende hanno maggiori probabilità di adottare pratiche di guida sicure e ridurre al minimo gli incidenti in generale. Chiedi alla tua compagnia assicurativa se offre incentivi basati sull'implementazione di un sistema di gestione della flotta o altre politiche di sicurezza.

Migliora la soddisfazione e la fedeltà dei clienti

La maggior parte dei sistemi di gestione della flotta è in grado di fornire ai clienti un servizio più efficiente e affidabile, con notifiche ETA e tempi di attesa ridotti. Come per qualsiasi azienda, se i clienti ricevono un prodotto o un servizio di alta qualità, è probabile che rimarranno fedeli alla tua attività e continueranno a tornare.

Non importa che tipo di attività operi, se gestisci una grande flotta di veicoli ogni giorno, hai bisogno di un qualche tipo di sistema di gestione della flotta per assicurarti che la tua flotta funzioni in modo sicuro, efficiente e semplicemente il meglio che potrebbe essere. Un sistema di gestione della flotta è fondamentale.

Guarda questo breve video introduttivo per farti un'idea di cosa sia Process Street:

Process Street è un software BPM con molte funzionalità create per risparmiare tempo e fatica inutili a te e al tuo team. Molti dei problemi di fondo da incolpare quando si tratta di una cattiva gestione della flotta sono legati a una cattiva gestione dei processi.

Con tutti i processi e le responsabilità intrinsecamente necessari per gestire correttamente la tua flotta, è facile vedere come software come Process Street possono aiutare a semplificare le cose.

Come esempio di come potresti utilizzare Process Street per ottimizzare la gestione della tua flotta, abbiamo messo insieme alcuni dei nostri modelli personalizzati che abbiamo creato per i comuni processi di gestione della flotta.

Modelli di gestione della flotta

Ecco un elenco dei modelli in questo articolo, se vuoi una scorciatoia:

  • Lista di controllo del rapporto di gestione della flotta mensile
  • Checklist di audit interno per la gestione della flotta
  • Lista di controllo per la sicurezza dei conducenti per la gestione della flotta

Checklist di audit interno per la gestione della flotta

Gli audit sono importanti per garantire che il sistema di gestione della flotta sia conforme alle politiche interne o esterne pertinenti, alle normative di conformità governative e a qualsiasi standard o requisito correlato.

Con questo elenco di controllo di audit interno personalizzato per la gestione della flotta, puoi seguire facilmente le istruzioni dettagliate, assicurandoti di non trascurare alcun dettaglio cruciale durante l'esecuzione del tuo audit.

Lista di controllo del rapporto di gestione della flotta mensile

Ogni anno, un gestore della flotta dovrebbe esaminare questo elenco di controllo del rapporto per garantire che il sistema di gestione della flotta in atto funzioni senza intoppi.

Questo elenco di controllo mensile del rapporto sulla gestione della flotta copre le procedure operative standard interne e ti consentirà di valutare sistematicamente lo stato attuale della gestione della flotta, comprese le aree di miglioramento.

Lista di controllo per la sicurezza dei conducenti per la gestione della flotta

Le flotte senza programmi di sicurezza si mettono in pericolo finanziario e sono probabilmente non conformi alle regole locali, statali e federali.

Anche la sicurezza della flotta è una responsabilità sociale. I veicoli aziendali interagiscono con il pubblico automobilistico e la sicurezza dei tuoi veicoli influisce direttamente sugli altri conducenti sull'autostrada.

Questa lista di controllo per la sicurezza dei conducenti per la gestione della flotta copre tutti i passaggi necessari per mitigare gli incidenti e correggere abitudini di guida potenzialmente pericolose.

Ecco alcuni altri modelli di checklist relativi alla gestione della flotta che abbiamo creato:

  • Lista di controllo per l'ispezione della struttura
  • Lista di controllo per l'ispezione del carrello elevatore
  • Processo di gestione dell'inventario
  • Lista di controllo per l'ispezione dei container ISO
  • L'evasione degli ordini
  • Lista di controllo per l'elaborazione dell'ordine
  • Lista di controllo per l'ispezione del veicolo
  • Lista di controllo per la sicurezza del magazzino
  • Avviso di manutenzione programmata
  • Gestione fornitori: valutazione fornitori
  • Gestione fornitori: negoziazione del contratto

Come utilizzare Process Street per il tuo sistema di gestione della flotta

L'utilizzo dei modelli di cui sopra può aiutare te e la tua azienda a risparmiare tempo, denaro e mal di testa, suddividendo tutti i processi ricorrenti in elenchi di controllo concisi e facili da seguire.

Puoi utilizzare i modelli personalizzati che abbiamo creato così com'è o modificarli facilmente per adattarli meglio alle tue procedure. Possono aiutare a insegnare rapidamente ai nuovi dipendenti i tuoi processi, ridurre al minimo i tassi di errore complessivi e semplificarti la vita.

Process Street può essere utilizzato per la gestione della flotta e altro ancora. È un potente software BPM che è stato creato per semplificare i flussi di lavoro e risparmiare tempo e fatica inutili.

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Ecco alcune altre risorse sulla gestione della flotta:

  • 8 Processi di gestione della logistica per perfezionare la tua catena di approvvigionamento
  • Come creare un flusso di lavoro migliore per gli ordini di acquisto con Process Street
  • 8 consigli per migliorare i processi di spedizione della tua azienda
  • Come supportare € 38,8 miliardi di entrate: suggerimenti dalla catena di approvvigionamento di IKEA

E se vuoi saperne di più su Process Street e sulla gestione dei processi aziendali, ecco alcune ottime guide:

  • La guida completa alla gestione dei processi aziendali
  • Guida definitiva all'automazione delle piccole imprese con Zapier
  • La guida definitiva all'automazione dei processi aziendali

La tua azienda utilizza un sistema di gestione della flotta offline o online? Ci sono altri processi di gestione della flotta che vorresti che integrassimo nei modelli? Lascia un commento qui sotto e facci sapere!