Guida al formato SOP semplice: come scrivere procedure operative standard

Una delle cose più importanti che puoi offrire ai tuoi clienti e dipendenti è la coerenza.

I tuoi clienti hanno bisogno di coerenza nei tuoi prodotti e servizi, i tuoi dipendenti hanno bisogno di coerenza per aiutarli a svolgere il proprio lavoro in modo efficiente e la tua azienda ha bisogno di coerenza per migliorare continuamente le tue politiche e procedure.

Il modo migliore per assicurarsi di avere coerenza all'interno della propria azienda è implementare procedure operative standard (SOP).

La maggior parte delle aziende ha già delle SOP seguite dai propri dipendenti, ma o vengono aggiornate raramente o non sono nemmeno adeguatamente documentate per cominciare.

Questo è spesso perché scrivere, rivedere e aggiornare regolarmente le tue SOP può in genere richiedere molto tempo, specialmente quando si parte da zero.

Ma per fortuna, ci sono modi per rendere il tuo lavoro molto più semplice.

Ecco perché in questo articolo di Process Street, esamineremo le linee guida generali per il formato SOP e altri modi in cui puoi semplificare i tuoi processi per aiutarti a iniziare a costruire le tue SOP.

Copriremo:

• Che cos'è una procedura operativa standard (SOP)?
• Che aspetto ha il formato SOP?
• La tua azienda dovrebbe utilizzare un modello SOP?
• Utilizzo di Process Street per costruire le tue SOP

Se stai semplicemente cercando un formato SOP con cui iniziare, non cercare oltre!

Ecco uno dei nostri modelli di formato SOP, così puoi creare rapidamente e facilmente le tue SOP:

Potresti anche essere interessato al nostro modello di struttura ISO 9001 simile, per la creazione di un mini-manuale di SOP in conformità con ISO 9001 per la gestione della qualità:

E per un caso d'uso più generale, dai un'occhiata a questa procedura per l'inserimento di nuovi dipendenti per una struttura di elenco di controllo più tipica:

Ora, iniziamo con una definizione semplice di una procedura operativa standard.

Che cos'è una procedura operativa standard (SOP)?

In poche parole, una procedura operativa standard è una procedura definita che stabilisce i passaggi necessari per completare determinate attività in linea con gli standard aziendali o di settore.

Qualsiasi elenco di controllo o documento di istruzioni può essere classificato come procedura. Ad esempio, un'azienda che produce un prodotto dovrebbe avere una procedura chiara e dettagliata che il personale deve seguire durante la realizzazione di quel prodotto per garantire qualità, coerenza ed efficienza produttiva. Le SOP sono fondamentali per costruire un business che soddisfi costantemente gli standard di qualità.

Che aspetto ha il formato SOP?

Che tu sia un'impresa o una piccola startup, le SOP dovrebbero essere facili da usare e pertinenti per la tua organizzazione. Sebbene le SOP siano generalmente scritte secondo linee guida specifiche, non esiste un formato valido per tutti. Gli standard e le procedure variano a seconda dell'organizzazione, così come la loro formattazione interna SOP.

Ecco un esempio di come potrebbe essere un formato SOP:

Questo è solo un esempio, ma ci sono alcune cose che si applicheranno a tutti i modelli SOP. Analizziamo gli elementi più importanti.

Contenuto di un documento di procedura operativa standard

La prima sezione di qualsiasi SOP dovrebbe contenere:

• Un titolo chiaro che riassume la procedura
• Un modo per identificare facilmente la tua SOP, come un numero ID
• Data di emissione e/o revisione
• Nome del dipartimento/succursale/ecc. chi seguirà questa SOP
• Firme e date delle firme di coloro che approveranno la SOP (per le SOP digitali, le firme elettroniche o funzionalità come le approvazioni di Process Street sono un'ottima alternativa.)
• Definizioni dei termini utilizzati nella SOP, per evitare confusione dal gergo o termini tecnici.
• Completare le istruzioni passo passo (ciascuno dei passaggi della procedura)

Principi di buone pratiche per la scrittura di SOP

Una SOP scritta in modo efficace dovrebbe spiegare in modo conciso lo scopo della procedura, compresi eventuali standard o regolamenti di qualità rilevanti per la SOP, e una sintesi di ciò che è coperto. Assicurati di definire chiaramente eventuali termini specializzati in una sezione del glossario separata, se necessario.

Dividi le tue procedure in sezioni per la digeribilità. Alcuni esempi di ciò potrebbero essere: attrezzature necessarie, precauzioni di sicurezza, possibili pericoli, ecc. Quindi delineare eventuali pratiche di garanzia della qualità pertinenti per la SOP e assicurarsi di citare i riferimenti.

La tua SOP dovrebbe essere scritta in un formato passo dopo passo e dovrebbe essere sufficientemente chiara da essere accessibile a qualcuno che forse ha solo una comprensione generale dei concetti che riguardano la procedura. Potrebbe essere utile includere diagrammi o immagini supplementari per riassumere alcune delle informazioni e suddividere eventuali lunghe sezioni di testo.

Potrebbe anche essere necessario citare altre SOP correlate all'interno della procedura. In tal caso, dovresti includere:

• Una copia allegata o la posizione della SOP citata (o un collegamento ad essa per le SOP digitali)
• Qualsiasi contesto necessario per seguire la citata SOP

Se lavori in una piccola azienda o in una startup, non è sempre necessario aderire rigorosamente a questo formato. Ma è importante tenere a mente che questo formato è stato sviluppato su una struttura di buon senso e può sempre essere utile per la tua azienda seguirlo.

Come rendere agili le tue SOP

Tradizionalmente una SOP era un documento fisico, ma la gestione di moduli cartacei come questo è spesso goffa e difficile da mantenere, soprattutto quando gli standard cambiano costantemente.

Ora è possibile creare e mantenere le tue SOP con software come Process Street.

Modifica rapidamente e facilmente le tue SOP in un ambiente intuitivo e senza codice con funzionalità come la logica condizionale e le date di scadenza dinamiche per potenziare le tue SOP.

La funzione di esportazione di Process Street ti consente di condividere facilmente le tue procedure online quando vengono esportate in PDF. Con questa funzione, le tue SOP saranno più solide e disponibili per i tuoi clienti da salvare e visualizzare come riferimento.

Se possibile, è sempre meglio suddividere le informazioni in passaggi chiari e scansionabili. La quantità di dettagli forniti nella tua SOP può dipendere da circostanze, quali: il numero di dipendenti che seguiranno la SOP, se la procedura è ad alta priorità, quanto spesso la SOP viene seguita, ecc.

La tua azienda dovrebbe utilizzare un formato SOP?

La risposta breve è sì.

La creazione di un modello per le tue SOP può sembrare un compito arduo e dispendioso in termini di tempo, ma è necessario portare le tue procedure aziendali al livello successivo.

Un modello SOP può:

• Aiuta il tuo team a iniziare rapidamente
• Semplifica i tuoi processi
• Rispondi alle domande più frequenti
• Fornire il framework del formato SOP
• Risparmia molto tempo alla tua azienda
• Offri un punto di partenza per scrivere la tua SOP

La standardizzazione dei processi aziendali aiuta a evitare battute d'arresto. È importante offrire ai dipendenti risposte facilmente accessibili per tutte le attività aziendali e fornire loro una procedura dettagliata da seguire facilmente.

L'uso di un modello SOP assicura che i tuoi processi siano efficienti e possano essere ripetuti da chiunque raccolga la SOP.

Utilizzo di Process Street per costruire le tue SOP

Process Street è liste di controllo superpotenti. Ciò significa che le tue SOP sono facili da costruire, mantenere e migliorare e, soprattutto, attuabili.

Process Street è così facile da usare che puoi fare in modo che le persone nella tua azienda che stanno effettivamente seguendo i tuoi processi li costruiscano, li mantengano e li migliorino (i proprietari dei processi). Il risultato è meno errore umano, lavoro più efficiente e processi migliori.

Il modo più semplice per utilizzare Process Street per iniziare a costruire le tue SOP è iniziare documentando i tuoi processi.

Esistono molti modi in cui puoi utilizzare i modelli di Process Street per documentare le procedure operative standard, ma uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di questa piattaforma è che i tuoi dipendenti possono seguire le procedure semplicemente eseguendo i tuoi processi come una lista di controllo.

Questa struttura del modello di procedura operativa standard (SOP) ti guida attraverso tutti i passaggi necessari per iniziare a costruire una nuova procedura dall'inizio:

Questo modello offre anche una serie di risorse e casi d'uso per rafforzare la tua comprensione mentre crei la tua procedura.

Puoi utilizzare questo modello così com'è o modificarlo per adattarlo meglio alle tue esigenze e quando hai finito, hai la possibilità di eseguirlo come lista di controllo all'interno della piattaforma Process Street o esportarlo come PDF.

La cosa più importante da tenere a mente quando si scrive la SOP è che semplicità e chiarezza sono fondamentali. Se le tue procedure sono inutilmente lunghe o difficili da vagliare, il tuo team sarebbe molto meno propenso a leggerle, per non parlare di seguirle effettivamente.

L'esecuzione delle procedure attraverso Process Street può aiutare a incoraggiare i dipendenti a seguirle suddividendo tutto in passaggi facili da seguire. Ciò farà risparmiare a te e al tuo team una notevole quantità di tempo e fatica in futuro.

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Che tipo di formato SOP usi? Diresti che il tuo sistema è agile? Lascia un commento qui sotto; ci piacerebbe parlare e imparare come si fanno le cose!