Process Street & AI で採用メールを自動化
公開: 2023-03-08
人工知能 (AI) は、好むと好まざるとにかかわらず、私たちの働き方を変え始めています。
AI と自動化が仕事の構造をどのように変えているかを恐れている人もいますが、私たち Process Street はそれに興奮しています。 私たちは、これを製品を改善し、従業員をより幸せにする方法と考えています。
そのため、Zapier 内で OpenAI を使用して、AI によって生成された自動化を作成し、ワークフローをこれまで以上に高速かつ簡単にすることを開始しました。
この投稿では、Process Street と AI を使用して採用メール プロセスを自動生成する方法について説明します。
- インテリジェントオートメーションとは？
- インテリジェントオートメーションの価値
- AIで採用メールを自動生成
- ワークフローの設定方法
- 混乱している？ 問題ない！ 私たちはあなたのためにそれを行うことができます
インテリジェントオートメーションとは？
インテリジェント オートメーション (IA) は、AI が「組織全体で意思決定を合理化し、スケーリングする」プロセスです。 基本的に、これは、運用をより効率化し、リソースを解放するために、ビジネス プロセスを簡素化することを意味します。
インテリジェント オートメーションは、AI ができることの 1 つにすぎません。 すべてのインテリジェント オートメーションは AI ですが、すべての AI がインテリジェント オートメーションであるとは限りません。 IA はまた、ビジネス プロセス管理 (BPM) とロボティック プロセス オートメーション (RPA) (またはボット) に依存して、その能力を強化しています。
また、IA のセットアップは、思ったほど困難ではありません。 これはもはや、映画でしか言わないクレイジーなテクノロジーではありません。 最近では、日常の人々や企業が利用できます。 Zapier は OpenAI と連携して、自動化されたワークフローに AI を組み込むようになりました。
インテリジェントオートメーションの価値
しかし、なぜインテリジェント オートメーションの設定に時間とお金を投資する必要があるのでしょうか。 さて、いくつかの理由があります。
時間を節約する
AI を使用してタスクを自動化し、メールを自動生成することで、会社の時間を 90% も節約できます。 この解放された時間は、AI によって職を失うことを恐れる従業員にとっては恐ろしいことかもしれませんが、ほとんどの企業は代わりに、チームの時間をより価値の高いタスクに振り向けることを選択しています。 これには、顧客関係の管理やビジネス戦略の形成などが含まれます。
お金を節約
時は金なりです。AI によって会社が節約できる時間は、金銭的な節約にもつながります。 経営コンサルティング会社の Roland Berger は、企業が BPM に費やす時間を 40 ～ 70% 削減でき、その結果、組織は毎年 40% 節約できることを発見しました。
エラーを減らします
AI を使用して定期的なタスクを自動化すると、人的エラーのリスクが大幅に軽減されます。 そして、あなたの会社が大量のデータを扱っている場合、エラーを削減することがさらに重要になります。 AI を正しく設定すれば、反復タスクのミスをなくすことができるはずです。
仕事の満足度が上がる
退屈で反復的な作業を好む人はいません。 ビジネス プロセスのインテリジェントな自動化により、これらのタスクが従業員から解放され、より充実したタスクに解放されます。 これにより、仕事の満足度が向上し、企業全体の離職率が低下します。 あなたのチームは、AI が彼らのために何をしてくれるのか、それを恐れるのではなく、ワクワクするべきです。
AIで採用メールを自動生成
Process Street は Zapier と統合されています。つまり、OpenAI とも統合されています。
最近、当社のソリューション コンサルタントの 1 人が、この統合を使用して従業員募集のワークフローを作成しました。
それについて読みたくない場合は、彼女が作成したビデオをここで見ることができます。
ワークフローの機能
つまり、ワークフローは OpenAI vis Zapier を使用して、採用メールと求人レターを作成します。 プロセス全体が自動化されており、採用プロセスから大量の作業が取り除かれます。つまり、より早く誰かを採用できるということです。
分解してみましょう
最初のタスクでは、Indeed のような採用 Web サイトと統合することで、フォーム フィールドに自動的に入力できます。 あなたの会社が求人サイトを使用していない場合、データはすぐに手動で入力できます。
次のタスクでは、最初に候補者と面接するかどうかを尋ねられます。
いいえと言うと、AI はワークフローから直接送信できる拒否メールを自動的に下書きします。
はいと答えると、インタビューに関するすべての情報を追加するように求められます。
そこから、AI が生成したメールを招待状とともに送信することで、面接を設定できます。
その後、面接の確認ができるようになります。 また、申請者が再スケジュールする必要がある場合は、それも追加できます。
次の段階は、インタビューを実施することです。 面接のすべての質問と応募者の回答をワークフローに入力できます。
面接後、応募者を受け入れるか拒否するかを選択するよう求められます。 それらを拒否すると、AI ツールが自動的に拒否レターを生成し、ワークフローから直接送信できます。
応募者を受け入れると、別の電子メールがオファーレターと共に作成され、自動的に PDF 形式になります。
オファーレターは次のようになります。
以上がワークフローの設定方法です。 見た目を自由にカスタマイズできます。
Zapier 内で OpenAI をいじってみて、すべてが適切に処理されるようにすることをお勧めします。
ワークフローの設定方法
さて、ワークフローが何をするかをお見せしました。 このテンプレートが気に入った場合は、このテンプレートを Process Street ライブラリに追加して使用できます。
しかし、似たようなものを作るために私たちがどのようにそれを行ったかを知りたい場合は、私に従ってください。
いくつかの事前情報
インタビュー アンケート ワークフローを作成したソリューション コンサルタントは、3 つの Zap と 1 つの Webhook を使用してそれを構築しました。 彼女は、OpenAI と Zapier の接続に関するこのコミュニティ投稿で、それぞれをどのように設定したかを詳細に説明しています。
彼女が作った 11 分間のビデオにすべてを書き留めていたら、私たちは一日中ここにいることになります。 したがって、時間 (および私の正気) のために、1 つのザップについてのみ詳しく説明します。
彼女が OpenAI で作成したすべての Zap は同じパターンに従っているため、すべてを調べるよりも 1 つの詳細に焦点を当てる方が理にかなっています。
いいね？ よし、じゃあこうしよう。
補足: Process Street で Zap を作成する方法がわからない場合は、Zapier と Process Street の統合に関するウォークスルーをお読みください。 これ以降のすべては、ザップの作成方法を知っているという前提で動作します。
ステップ 1: インタビューの詳細で zap を作成する
この最初のステップでは、インタビュー アンケート ワークフローの「インタビューの詳細」というラベルの付いたタスクの Zap を作成する必要があります。
イベントは「New Task Checked」に設定する必要があるため、タスクが完了するとザップがトリガーされます。
ステップ 2: パスを設定する
次に、パスを設定する必要があります。 このタスクには 2 つのタスクがあり、1 つは申請を却下する予定がある場合 (いいえ) で、もう 1 つは面接を進めたい場合 (はい) です。
ここでは、インタビューをリクエストするメールを送信するための「Yes」パスを設定する方法について説明します。 ただし、申請を却下する「いいえ」パスについても同じように機能します。
ステップ 3: 日付/時刻フォーマッターを追加する
そのため、「はい」パスの作成を続けると、日付/時刻形式を設定する必要があります。
ワークフローで「はい」を選択すると、プロンプトが AI に送信されます。 Date/Time Formatter を追加すると、AI が生成した電子メールに含まれる日付が正しいことが保証されます。
日付/時刻形式についてのビデオでは詳しく説明しませんが、Zapier には、詳細を理解したい場合に説明するビデオを含むページ全体があります。
ステップ 4: プロンプトを AI に送信する
これは AI の出番となるため、最も重要なステップです。
まず、イベントを「プロンプトを送信」に設定する必要があります。
次に、アクションを設定する必要があります。 ここで、AI に何をすべきかを伝えます。 この場合、メールを書きます。 メールに何を含めたいか、特にワークフローのどのフォーム フィールドを表示する必要があるかを AI に伝える必要があります。
これにより、すべてのメールに正しい個人情報と、AI がトリガーされた日付が含まれていることが保証されます。
OpenAI の優れた機能は、コマンドの温度を設定する機能です。 温度は、AI に書き込みを許可する創造性のレベルです。 私たちの場合、それは 0.7 に設定されました。これは 70% のクリエイティブと考えることができます。
メールの長さを設定することもできます。 そうしないと、メールが必要以上に長くなる可能性があるため、これを行うことが重要です。
プロのヒント: AI プロンプトを作成するときは、できるだけ具体的に記述してください。 具体的であればあるほど、最終製品はより良いものになります。
すべて完了すると、AI がメールの下書きを表示します。 あなたがそれを好きであることを確認するためにそれを読んでください。 そうでない場合は、自由に編集してください。 その場合は、必ずテスト メールを送信して、動作することを確認してください。
ステップ 5: ワークフローを更新する
最後のステップは非常に簡単です。Process Street でワークフローを更新します。
それができたら、すべての準備が整っているはずです。 Process Street に戻り、ワークフローを更新し、タスクをテストして、すべてが希望どおりに機能することを確認します。
混乱している？ 問題ない！ 私たちはあなたのためにそれを行うことができます
混乱している場合でも、心配しないでください。 私もそうです。私はテクノロジー企業で働いているかもしれませんが、職業はライターであり、AI を使用することの複雑さに頭を悩ませがちです。
幸いなことに、私たちのチームには、あなたと電話に出て、その方法を順を追って説明できる非常に賢い人がたくさんいます. リアルタイムで質問に答えてもらうこともできます。
お手伝いさせていただきますので、お気軽にデモをご予約ください。
そして、あなたが私たちにそれをしてもらいたいなら、私たちはできます！ 当社のソリューション コンサルタントは何でもできます。彼らは素晴らしいです。 デモでそれについて質問してください。