あなたの会社を品質の文化で競争力のある強打者にしましょう

公開: 2022-11-05
品質文化

あなたのビジネスが、品質を運用上の武器として利用する文化を確立できるとしたら? あなたの会社を群れの最前線に置く、反復可能で本能的な仕事のパターンを品質に変えることができたらどうでしょうか?

過去数年間は、企業にとって容易ではありませんでした。 カタツムリのペースで進行するブレグジットは、英国と EU のビジネス、およびそれらに関係するすべての人に不確実性と混乱をもたらしました。

その後、COVID-19 の被害により、世界経済の大部分が停止し、その後に大辞職が起こりました。 そして今、インフレは急上昇しており、誰もが「r」という言葉を口にし、連邦準備制度理事会の利上げによって過去 10 年間の低水準の債務が縮小されようとしています。

私たちが大まかなパッチの真っ只中にいることは明らかです。 企業は、嵐を乗り切り、可能な限り強く、健康で、競争力を高めるために、慎重かつ積極的な対策を講じる必要があります。

このような時代には、核の選択肢に手を伸ばして劇的な回避策を講じたくなるかもしれません。多様化、コスト削減、改造、リスク分析が日常茶飯事です。

文化はあまり注目されていません。 しかし、それが間違いである理由と、品質に焦点を当て、それを文化的 DNA の心臓部にどのように移植するかが、今後数年間に備えるためにビジネスができる最善のことの 1 つである理由は次のとおりです。

  • 品質文化とは?
  • 質の高い文化はなぜ重要なのですか?
  • 品質文化の四隅
  • 品質の文化におけるリーダーシップの役割
  • 質の高い文化のための適切なツールの選択
  • 結論: 質の高い文化を目標にする

品質文化とは?

品質管理はかつて、手順の文書化、プロセスの監査、製品出力の測定、壁の証明書の取得、すすぎ、繰り返しという 1 つの部門が担当するチェック ボックスのような作業でした。

先見の明のあるビジネス リーダーは、もっと良い方法があることに気づき始めています。

ISO 9001 などの国際品質基準を遵守することは、食品やライフ サイエンスなどの規制の厳しい業界にとって常に重要です。 しかし、ますます競争が激しく厄介なマクロ経済環境は、現在、すべての企業にとって重要性が変化していることを意味します。 品質は、「最低限必要なもの」から、ビジネス全体の成長、継続的な改善、および競争の打破を可能にするものへと進化しています。

そのために、ますます多くの企業が、運用文化の中心に品質を浸透させようとしています。

簡単に言えば、品質の文化とは、すべての従業員が品質を日々の活動にシームレスに統合する文化です。 個々の品質管理システムが離れた場所からアクションをチェックして実施するのではなく、品質は自動的に繰り返され、すべての同僚によって「生きられる」ようになります。

この日々の品質重視の主な要素は次のとおりです。

  • 顧客のニーズを常に評価し、結果として迅速な対応を行う顧客中心主義。
  • プロセスの有効性を一貫して協調的に評価し、改善の機会を意図的に伝えます。
  • 製品とサービスの品質が個人の日常にどのようにつながるかを常に意識しています。

知識の豊富なリーダーは、「文化」、つまり「私たちがここで物事を行う方法」が、ポリシーや手順によって行動を条件付けようとする人為的な試みよりも常に優先されることを認識しています。 ビジネス文化に品質を組み込むことによってのみ、長期的な競争上の優位性を達成できます。

質の高い文化はなぜ重要なのですか?

安全で規格に準拠した製品を市場に投入し、顧客が購入できるようにしておくという明白なことに加えて、質の高い文化は、ビジネスと収益に劇的な変革をもたらす可能性があります。

Harvard Business Review は、成熟した品質文化を持つ企業は、成熟した品質文化を持たない企業よりもミスを修正するための年間支出が約 3 億 5,000 万ドル少ないことを発見しました。これは真の品質文化です。

  • 顧客満足度を最大化します。
  • チャーンを減らします。
  • アクセス可能な市場全体を開きます。
  • 成長を促進します。
  • 「1-10-100」品質ルールでは、欠陥の防止に費やされる 1 ドルは、品質レビューに費やされる約 10 ドル、既存の欠陥の修正に費やされる約 100 ドルに等しいとされています。

このグラフが示すように、より高い品質のプロセスによるチャーンの減少などのわずかな改善は、長期的には変革をもたらす可能性があります。

品質維持の文化 チャーングラフ
(ソース)

何よりも、最近の Qualio 消費者調査では、特にライフ サイエンスの分野において、アメリカ国民はアクセスする製品の品質と完全性を強く意識していることがわかりました。 消費者の 84% は、企業の品質文化に関する FDA の「スコア」を意思決定プロセスに織り込み、73% はヘルスケア製品に関するニュースや最新情報を積極的にフォローしています。

COVID-19 をきっかけに、「vaxxers」と「anti-vaxxers」の激しい、そしてしばしば辛辣な衝突は、これをはっきりと浮き彫りにします。日。

品質は重要であり、ますます重要になっています。 ビジネス文化は、その事実を上から下まで反映する必要があります。

品質文化の四隅

組織の品質文化を構築したいですか? この4つのステップから始めてください。

1. 計画

あなたの顧客と潜在的な顧客は誰ですか? 彼らのニーズと、より幅広い利害関係者のニーズは何ですか? これらのニーズをどのように満たし、将来の潜在的なニーズに適応しますか?

これらの質問に答えることは、品質文化の基盤にとって非常に重要です。 利害関係者のニーズは、ビジネスのあらゆる層が毎日どのように運営されるかを左右します。

これらのニーズを満たす能力を妨げる可能性のある内部の問題を詳しく客観的に見てください。 考慮すべき事項は次のとおりです。

  • パートナーやサプライヤーを含む、スタッフおよび利害関係者との関係。
  • リソースと知識 (資本、人、プロセス、および技術)。
  • リスク選好;
  • 資産;
  • あなたが提供する製品/サービス;
  • 現在の基準、ガイドライン、モデル、および作業方法。
  • 情報システム;

次に、ビジネス文化に関係し、提供する製品やサービスに影響を与える可能性のある外部の問題を調べます。 PESTLE 分析を実施して、ビジネスに影響を与える政治的、経済的、社会的、技術的、法律的、環境的要因を特定します。

次に、それらの内部および外部の問題を、対処、活用、または抑制する必要がある強み、弱み、機会、および脅威の SWOT 分析にまとめます。

2.保証

すでに見てきたように、品質文化の究極の目的は、顧客のニーズを満たすことを、会社全体の日常活動の自動的で反復可能な中核にすることです。

これを実現するためのわかりやすいプロセスを設計することは容易ではありません。 また、プロセスは協調的である必要があります。複雑で美しく設計されたビジネス プロセスを設計しても、紙の上では完璧に見えますが、日常的に実行されていません。

この文脈では、「逸脱スパイラル」に注意する必要があります。 あなたのチームは当然のことながら、物事を完了するための最速で最も簡単な方法を探し、この目的を達成するために文書化されたプロセスから「逸脱」します。 小さな逸脱は慎重に実験され、新しい逸脱が起こる前に「私たちのやり方」に結晶化されます.

品質偏差スパイラルの文化
(ソース)

品質文化は、ビジネス プロセスの最前線にいる人々に敵対するのではなく、協力する必要があります。 利害関係者の要件から始めて、プロセスを構築する目的の入力と出力に進み、フィードバックと提案を確実に収集します。

覚えておいてください: 同僚があなたの働き方に対する当事者意識とつながりを感じれば感じるほど、彼らは継続的な改善の機会を提案することに自信を持ち、あなたの背後で逸脱スパイラルがほどける可能性が少なくなります。

変動やエラーを最小限に抑えて運用目標を達成できることを適切に保証することは、品質文化の重要な要素です。

品質品質管理手順の文化
(ソース)

3. コントロール

保証と密接に関連しているのはコントロールです。 最高の品質文化は最も内省的であり、すべての従業員が自分の仕事を頻繁に振り返り、品質要件が満たされているかどうかを検討する機会を与えます。

このステップでは、レビューと監査が重要です。 次の点に注意してください。

  • 1 つのビジネス プロセスを処理する複数のシステム。つまり、複数のドキュメント管理エリア、サプライヤー データベース、内部トレーニング システム。
  • プロセスのステップに関する混乱またはあいまいさ – 「助けを求める」;
  • 重複した作品;
  • プロセス数が多すぎる。
  • 顧客からのフィードバック (顧客は誰よりも品質問題に敏感です!);
  • 複数の真実の情報源。
  • レポートのための過度のデータ収集時間。
  • 物事がうまくいかないときの自発的な回避策、「車輪の再発明」。

ここでも KPI が重要です。 ただし、KPI が多ければ多いほど良いというわけではありません。利害関係者の要件を振り返って、いくつかの「北極星」KPI を特定し、部門が頻繁にチェックしてそれらに固執するように促してください。

プロセス KPI には次のものが含まれる場合があります。

  • プロセスの平均経過時間/タスクを完了するまでの時間。
  • 割り当てられたリソースが計画数を超えたプロセスの割合;
  • プロセスの平均延滞時間と延滞プロセスの割合。
  • 欠陥および不適合。

サービス品質の KPI は次のようになります。

  • 苦情解決時間;
  • 苦情/エスカレーションの数;
  • NPS;
  • お客様のご要望から納品までのサイクルタイム。

また、より広範な品質とコンプライアンスの KPI には、次のものを含めることができます。

  • 監査で見つかった不適合;
  • 不適合の解決時間;
  • 低品質のコスト (COPQ);
  • 四半期ごとのレビュー、監査、または検査の頻度。
  1. 改善

これらの KPI を使用して、継続的な改善を品質文化と日常活動の中心に据える必要があります。

プロセスの構築方法と従う方法に関係者が関与する必要があるのと同じように、改善と改善の機会を検討する際にも、関係者に相談する必要があります。

「現状」の考え方は、慎重なトレーニングとコミュニケーションを通じて根付かせる必要があり、部門間で実行されるプロセスは、それらの異なる部門によって同じ方法で調査されます。

堅固な品質文化は、従業員が次のことを考慮することを奨励する必要があります。

  • 'As Is' : 現在のプロセスはどのように実行されていますか? 弱点/バリエーションの領域はどこですか? 何がうまくいっているのか、その理由は?
  • 「To Be」 : プロセスをどのように改善できるか? ステップ、システム、およびタスクを最小限に抑え、簡素化するにはどうすればよいでしょうか?
  • 「To Do」 : 誰が変更に関与する必要がありますか? 人々は変化についてどのように訓練されるべきですか? いつ変更を行う必要がありますか?

品質の文化におけるリーダーシップの役割

質の高い文化が繁栄するためには、適切な環境を作成する必要があります。 そして、すべてのビジネスは異なりますが、品質の文化のいくつかの典型的なコンポーネントは共通しており、経営幹部からの一貫したトップダウンのリーダーシップのみがそれらを適切に配置できます.

「管理」がプロセスのような具体的で測定可能な能力に関係している場合、この文脈での「リーダーシップ」は客観的ではなく、行動に焦点を当てたものになります。

最終的には、品質文化とは、従業員のすべての層が組織の目標と目的、およびそれらに対して個々にどのように貢献するかを理解し、それらによって動機付けられるようにすることです。 堅固な品質文化を持つ競争力のある品質重視のビジネスでは、組織と品質の目標は同じでなければなりません。

やりがいのある目標と目標を設定します。 従業員が安心して改善の提案を進め、適切なトレーニング、リソース、自主性を与えられて行動を開始できる信頼の雰囲気とそれらを結び付けます。

寛大な境界を与え、間違いを許し、従業員を共有された唯一の真実の情報源に結び付け、SMART主導の成長計画を提供することはすべて、質の高い文化を助長するよりソフトな行動のステップです.

品質も称賛されるべきなので、チームや部門の貢献に報いる方法を検討してください。 品質 KPI に関する友好的な競争を設定し、実装された改善を提案する従業員に報酬を与えます。

ビジネス リーダーは次のことも行う必要があります。

  • 情報共有と自動化のためのデジタル ツールを含む、強力で効果的な QMS のための十分なリソースを確保します (詳細は以下を参照)。
  • リスクと機会に基づく考え方を促進します。
  • 品質ポリシーと目標をチェック ボックスの監査要件から、ビジネスの戦略的方向性に沿った運用要素に変えます。
  • 品質の重要性と、全員が参加すべき理由を伝えます。
  • 例によってリードします。

質の高い文化のための適切なツールの選択

ビジネスで使用するデータ ストリーム、ツール、プロセス、およびシステムによって、質の高い文化的ジャーニーがどれほど簡単か、または難しいかが決まります。

紙、スプレッドシート、Dropbox フォルダなどの従来の高品質ツールは、情報の伝達と共有の基本的なレベルを提供しますが、ビジネスが成長するにつれて、きしみや漏れが発生します。 彼らはまた、付加価値活動から気をそらす可能性のある高レベルの管理者を要求します.

品質文化の推進により、電子品質管理プラットフォームのような専用ツールの人気が高まっています。 時間のかかるコンプライアンスと品質管理タスクの自動化を提供しながら、品質改善と文化構築の機会に再び焦点を当てることができます。

たとえば、FDA は、規制対象の企業が連邦規制のタイトル 21 コードのパート 11 で電子記録と署名を適切に整理および維持することを要求しています。 したがって、品質中心の組織は、この機能を一気に提供する専用の 21 CFR Part 11 ソフトウェアに投資しており、この活動を計画および維持する必要がなくなり、その場所で質の高い文化的作業を行うことができます。

新しいデジタル ツール、特にクラウドベースのツールへの投資は、時間を解放するだけでなく、リモートに分散した同僚を、どこにいても一元化および調整された情報源に接続します。 これにより、統一性が浸透し、日々のプロセスから当て推量やあいまいさが排除されます。

最先端のソフトウェア システムは、欠陥や苦情などの品質イベントのトレンドの可視性を解き放ち、よりスマートでデータ駆動型の是正措置を講じ、継続的な改善を日常業務の一部にすることができます。

真の品質文化を生き生きとさせようとしている企業にとって、どのツールとシステムが旅をより簡単にするかを検討する価値があります.

結論: 質の高い文化を目標にする

適切に実施されれば、品質の文化は、競争を打ち負かし、顧客中心の成長を実現するための組織の秘密兵器となります。

質の高い文化の種をまくために今時間を割くことは、良いビジネスと素晴らしいビジネスの違いになる可能性があります!

品質文化の最も重要な要素は何だと思いますか? 以下のコメントでお知らせください!

Alex Pavlovic は、品質とコンプライアンスの分野で 5 年間働いており、Qualio の Web およびブログの訪問者が現代の生命科学の複雑で高度に規制された環境を理解するのに役立つさまざまな業界コンテンツを作成しています。 彼は、GxP から ISO 13485 まで、さまざまなライフ サイエンスの品質トピックに関するトレーニング コース、ウェビナー、ホワイトペーパー、ブログ投稿、電子書籍などを作成しています。