Process Street Data Sets を使用する利点: ビジネスへの影響の詳細

スプレッドシートはとても時代遅れです。

さぁ、スプレッドシートは、私が最初に使い始めたのと同じように、必要な機能をまったく実行しない厄介で苛立たしいツールです。

データ自体を入力するよりも、データを機能させるための数式を入力することに多くの時間を費やすことになります。

確かに、スプレッドシートはいくつかの点で問題ありませんが、私たちの情報でもっとうまくやれないでしょうか? 私たちは自分自身のためにもっとうまくやることはできませんか？ より効率的で、自動化を改善し、月曜の朝にコーヒーを 1 杯飲む時間を増やすべきではないでしょうか?

もちろんそうです。 それが、Process Street がデータセットを作成した理由です。

私たちは素敵なものを手に入れることができないと誰が言いますか?

ここに私たちが持っているものがあります：

• では、データ セットは洗練されたスプレッドシートですか?
• データセット: 可能性の知識ベース
• Process Street からのパワー ヒント
• 難なく終わらせた

では、データ セットは洗練されたスプレッドシートですか?

黙れ。 このブログではそのような話はしません。

確かに、データセットはデータ入力に使用できますが、それだけではありません。

データ セットの最も基本的な用途は、レコードの作成と編集です。これは、多かれ少なかれスプレッドシート機能の制限です。

ただし、データ セットを使用すると、これを手動で行うことも、ワークフローから情報を取得してそれらのレコードを自動的に作成することもできます。 データ セット フィールドの 1 つをワークフローのフィールドの 1 つと一致させるだけです。 座って余分なコーヒーを楽しみながら、一度に 2 つの場所にデータを記録します。

プロセスを逆にして、データ セットからワークフローに情報を引き出すこともできます。これにより、フィールドに自動的に入力したり、動的なドロップダウン メニューを作成したりできます。

しかし、私のスプレッドシートはどうですか?

手放すのは難しいかもしれませんが、すべては最終的に終わります。 古いスプレッドシートは、新しいデータ入力の機会に満足してもらいたいだけだと確信しています。

あなたはおそらく考えているでしょう、私はすでに自分のスプレッドシートを設定しています。 これらすべてのドキュメントにすべてのデータがあります。 私はそれがうまく機能するようになるまで何週間も費やしました。 なぜ最初からやり直す必要があるのでしょうか。

ほら、これが私たちプロセスストリーターが少し天才であるところです. 私たちは懸命に働くのではなく、賢く働くことを第一に考えています。

偶数データセット。 これらのスプレッドシートを取得して、CSV としてインポートできます。 データ セットを CSV ファイルにエクスポートしたり、自動化、Webhook、API とのカスタム統合をセットアップしたりすることもできます。

Zapier、Make、Google docs などの他のアプリに接続することもできるので、本当に、本当にスプレッドシートを保持したい場合は、すべてのセルを混乱させてしまう不正なタイプミスに悩まされることなく、必要な場所に正確に保存できます。 .

突き詰めるとかなりかっこいいです。

データセット: 可能性の知識ベース

大丈夫。 物事がどのように機能するかを知ることは 1 つのことですが、それを使って何ができるかを知ることはまったく別のことです。

それでは、いくつかの例を見ていきましょう。

メーリングリストの管理

購読者に定期的に配信するニュースレターがありますが、購読を解除したり、情報を変更する必要がある場合は難しい場合があります。

マーケティング部門は、すべてのニュースレター購読者のリストが格納されるデータ セットを作成できます。 また、顧客が登録を解除した場合にデータ セット レコードを削除するための自動化が設定された、接続されたワークフローもあります。

そのタスク (またはワークフローの実行自体) を完了すると、その購読者のレコードが削除され、ニュースレターを受信できなくなります。

さらに一歩進めたい場合は、Webhook を使用して、サブスクライバーのレコードが削除されたときに Zapier でリッスンすることができます。 これにより、サブスクライバーに送信されて入力されるフィードバック ワークフローがトリガーされます。

TL;DR は、誰かがあなたのメーリング リストから購読を解除すると、その情報がデータ セットから自動的に削除され、購読を解除した理由についてフィードバックを求められることです。

商品在庫

在庫管理は、これまでで最も楽しくない作業ですよね? しかし、それは行われなければなりません - そしてそれは正しく行われなければ、非常に大きな問題が発生する可能性があります.

つまり、手元にある中サイズの T シャツの数を数え間違えて、実際には満たすことができない注文を確認してしまうことは本当にしたくないということです。 または、破損した在庫、時間どおりに到着していない製品、または本来あるべき場所にない商品を見失います。

むかしむかし、私は大学の物販店で働いていました。 1 つのスプレッドシートを使用して、3 つの店舗と 1 つの倉庫の総在庫を追跡しました。 あ、あと通信販売もありました。

理論的には、それは単純なプロセスだったはずです。 箱を倉庫から店舗の 1 つに移動し、スプレッドシートで数値を調整すれば完了です。

ただし、すべての場所のすべての従業員が同じスプレッドシートで同時に作業しており、常にすぐに更新されるとは限りませんでした。 古いパソコンも使っていたので、フリーズしてデータが消えてしまうこともありました。

それに加えて、中断されて保存するのを忘れる従業員もいます。 物事が行方不明になります。 お金が失われます。 顧客は不満です。 あなたは不幸です。 その従業員もおそらくかなり不幸です。

データセットは自動的に保存されます。

在庫数を更新する従業員がいます。 顧客から質問があり、従業員が足を止めて顧客が何かを見つけられるようにします。 従業員が既に入力したものはすべてデータ セットに保存されるため、その間に何が起こっても、そのデータは記録されます。

データセットは自動的に保存されると言いましたか?

パフォーマンス・レビュー

従業員のパフォーマンス レビューは、実行しなければならないことの 1 つです。

スプレッドシートには、従業員の入社日、ID 番号、およびその他の情報があります。 彼らの最後のパフォーマンス レビューは別の場所にあります。 また、入力する必要があるフォームはさらに別の場所にあります。 多分それは紙の上でもあります。

これを想像してください：

重要な従業員データはすべて、データ セットに安全に保存されます。 その従業員の業績評価の期日が来るたびに実行されるようにスケジュールされたワークフローが接続されています。

ええ、それはあなたができることです。

最初のタスクには、すべての従業員の名前を含むドロップダウン メニューが含まれています。 適切な従業員を選択するだけで、他のすべての情報がデータ セットからワークフローに直接取り込まれます。

あなたの従業員は、スピードと効率性に感銘を受け、今年は昇給がないことにさえ気付かないでしょう。

それほど感銘を受けていないかもしれませんが、何かが起こる可能性がありますよね?

Process Street からのパワー ヒント

今ではおそらく次のようになっているでしょう: おい、この男はデータ セットに本当に興奮している。 そして、それは本当です。 私たちの製品チームが開発中であると言うとすぐに、私はそれを使ってできることすべてを想像し始めました.

私はスプレッドシートが最後の行と列に至るまで嫌いです。

物事を自動化できることが大好きです。 そして、私だけではありません。 ここでは自動化を行っています。

データセットの使用方法を確認してください。

セールス & CS: クライアントの引き継ぎ

セールスが新しいクライアントとの取引を成立させたら、次のステップは、そのクライアントを当社のカスタマー サクセス チーム (CS) に接続することです。

ご想像のとおり、これにはセールスが CS にクライアントに関する多くの詳細を提供する必要があります。これにより、この引き継ぎがスムーズに行われ、クライアントが作業を開始するために必要なものがすべて揃います。

そして、あなたは彼らがこれをどのように行うか知っていますか？

うん。 データセット付き。

クライアントとの取引を確定する際、営業チームは次のステップをカバーするワークフローを実行します。これには、CS の参加も含まれます。

カスタマー サクセス マネージャー (CSM) が特定のクライアントに割り当てられると、その詳細 (名前、カレンダー リンク、連絡先情報) のすべてがワークフローに取り込まれるため、クライアントは誰と仕事をしているのか、CSM は何をしているのかを正確に把握できます。クライアントが必要とします。

製品: 従業員のオンボーディング

私たちの製品チームが発見したデータ セットの (多くの) 実用的な用途の 1 つは、従業員のオンボーディングです。

前述のパフォーマンス レビューの例と同様に (そして、この実際のプロセスから恥知らずに共食いした可能性があります)、データ セットを使用すると、従業員のすべての情報を一度に自動的に入力することが容易になります。

従業員のオンボーディングに関しては、記入するフォームがたくさんあり、そのすべてが非常に重要です。 誰かの納税フォームを間違えたり、間違った ID 番号を入力したりすることは、絶対に避けたいことです。

すべての部門には、一般的な会社のオンボーディングと並行して実行される特定のチームに焦点を当てたオンボーディング プロセスがあります。 製品チームがオンボーディング ワークフローを開始すると、データ セットを使用してその従業員の情報をあるワークフローから別のワークフローにプルし、転送に間違いがないようにします。

さらに、面倒なデータ入力が減るため、使用するクールなものを作成する時間が増えます。

マーケティング: コンテンツのトピック

最後まで最善を尽くして、マーケティングでもデータセットの時流に飛び乗りました。

ご想像のとおり、Process Street のような会社では、あらゆる場所でアイデアが生まれています。 データセットが完璧なソリューションを提供するように、これらのアイデアを追跡して整理するのは難しい場合があります。

データ セットがリリースされたときに最初に行ったことは、会社のすべてのコンテンツ アイデアに対して 1 つを作成することでした。

それだけでなく、誰でも使用できる非常にシンプルなワークフローを接続しました。これにより、コンテンツ チームに必要なすべての追加情報が提供され、アイデアを持っている人はそれを書き留めるだけで済みます。

難なく終わらせた

データセットを適用してプロセスをより効率的かつ生産的にする方法はたくさんあります。

顧客、製品、従業員、または世界中のアリの正確な数のデータベースを保持する必要があるかどうかにかかわらず、そのためのデータ セットを作成できます。

スプレッドシートを置き去りにすることにまだ躊躇している場合は、自分でデータ セットを試してみてください。

プロセスの専門家による無料のデモを予約して、Process Street がビジネスを改善するすべての方法を確認してください。

（ちなみに、20兆です。アリです。）