シフト入札: シフト入札とは何か、ビジネスでの使用方法

公開: 2023-09-26

作業スケジュール設定プロセスへの従業員の入力を増やすことでビジネスにメリットが得られると思われる場合は、シフト入札の提供を検討してください。このユニークなスケジュール設定アプローチにより、より積極的な参加が可能になり、名簿の全員が満足できる勤務カレンダーが得られる可能性があります。

この記事では、ビジネスでシフト入札を使用する方法と、シフト入札をさらに効果的に機能させるためのベストプラクティスについて説明します。

シフト入札とは何ですか?

シフト入札は、従業員が利用可能なシフトの勤務に「入札」、つまり関心を表明できるようにするプロセスです。

これらの利用可能なシフトは通常、次の 2 つの方法のいずれかで指定されます。

従業員が働く時間をより細かく制御できるようにしたいと考えているマネージャー
特定のシフトで働くことができず、代わりの人を見つける必要がある従業員によるもの

誰が入札プロセスを開始するかに関係なく、通常、経営陣は誰にシフトを割り当てるかについて最終的な決定権を持ち、同時にチームメンバーがスケジュールに関してより自主性を持てるようにします。

シフト入札プロセスの例

シフト入札とそれをビジネスに活用する方法を理解する最良の方法の 1 つは、実際にシフト入札が行われているのを「見る」ことです。

そのために、マネージャーと従業員の両方を対象に、Sling アプリを使用したソフトウェアソリューションですべてがどのように機能するかをよりよく理解できるように、プロセスを順を追って説明します。

マネージャー

特定のシフトを利用可能として指定するには、画面上部の「スケジュール」タブをクリックします。

次に、「利用可能なシフト」行の特定の日付の上にマウスを置きます。

これを実行すると、プラス記号 (+) が表示されます。そのプラス記号をクリックすると新しいウィンドウが開き、日付、時刻、場所、ポジション、シフトのスロット数、および注意事項 (制限や要件など) などのシフトの詳細を入力できます。

すべての詳細を入力したら、「公開」スライダーをタップまたはクリックして「はい」を登録し、「保存」をタップまたはクリックします。

これにより、次の 2 つのことが行われます。

[利用可能なシフト] 行またはチームのスケジュールでシフトを公開します。
同じ役職と場所で働く（そして設定した要件を満たす）すべての従業員に、シフトが入札可能になったことを警告します

従業員が応募を開始すると、この問題に注意を払うように求める通知がダッシュボードに届きます。

「選択」をクリックまたはタップすると、プログラムはウィンドウを開き、該当のシフトを希望する人のリストを (申請した順に) 表示します。

ここから、シフトで働きたい個人を選択し、承認してクローズしてスケジュールを確定するか、さらに入札する時間を確保したい場合は承認してオープンのままにすることができます。

従業員

前述したように、従業員はマネージャーが作成したシフト、または同僚が作成したシフトに入札できます。

いずれの場合でも、従業員が[シフト]タブに移動し、モバイルアプリの右上隅にある[利用可能]をタップすると、入札可能なスロットのリストが表示されます。

特定の日時の勤務に応募したい場合は、利用可能なシフトをタップして詳細を確認し、画面の右上隅にあるオプションメニュー (縦に 3 つあるドット) をタップします。

これにより、従業員がその日時に働きたいという意思を表明するために使用できる[シフトに申請]ボタンが表示されます。

ボタンをタップすると、申請が完了したという確認が表示されるので、あとはマネージャーの承認を待つ必要があります。

ご覧のとおり、適切なソフトウェア (つまり、ここで説明する Sling アプリ) を使用すると、シフト入札プロセスは数回タップまたはクリックするだけで簡単になり、電子メール、テキストメッセージ、電話などの追加のコミュニケーションは必要ありません。。

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シフト入札のベストプラクティス

1) シフトのニーズを具体的にする

シフト入札をより成功させるための最良の方法の 1 つは、各時間枠で自分やビジネスが必要とするものをできるだけ具体的にすることです。

たとえば、シフトの対象となるために、応募する従業員が特定の資格、経験、または年功序列を持っていることを要求することができます。

入札に利用できるようにするときにシフトのニーズを明確にしておくことは、スケジュールの管理を維持するのに役立ちます。これにより、たとえば、その日最も忙しいシフトに新入社員が勤務することを避けることができます。

2) 全員にシフトを獲得するチャンスを与える

できる限り公平を期し、応募したシフトを獲得するチャンスを全員に与えるように最善を尽くしてください。

そうすることで、従業員があなたが他の同僚よりも 1 人か 2 人の同僚を優遇していると感じ始めた場合に生じる可能性のある悪い感情を避けることができるかもしれません。

Sling などのスケジュールアプリを使用している場合は、従業員が残業時間に近づいたときに通知するようにソフトウェアを設定することで、これを防ぐことができます。

3) シフト入札をいつ使用するかを知る

シフト入札を採用する場合は、常にオールインする必要はないことに留意してください。実際、チームにシフトの入札を許可する時期を選択した方が、ビジネスにとってより良い可能性があります。

たとえば、一年で最も忙しい夜の計画を立てている場合、最も優秀な人材が仕事に就くように、すべてのスケジュールを自分で設定したいと思うかもしれません。

4) 結果を監視する

すべてのスケジュールを自分で行う場合でも、多少の入札を許可する場合でも、選択の結果を必ず監視してください。シフトがどの程度順調に進んでいるのか、そして各チームメンバーが自分の責任をどの程度うまくこなしているのかに注目してください。

何か問題が発生した場合、または従業員が効果的に働いていない場合は、メモを作成し、次回同様のシフトが入札に上がったときに、その従業員を別の時間枠に移動することを検討してください。

5) 適切なツールを使用する

多くの管理者は、電子メール、電話、テキスト、さらには書面によるメモを通じて入札を実行できると考えています。残念ながら、これらの方法は実際には、関係者全員にとって入札プロセスをより困難にする可能性があります。

本当に合理化され効率的な入札プロセスを実現するには、すでに導入されているツールの一部であるものが必要です (この記事で前述した機能など)。

そうすれば、既存のソフトウェアではうまく動作しないサードパーティ製アプリで全員の時間を無駄にする必要がなくなります。

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シフト入札とレストランのスケジュール

シフト入札は、レストラン、カフェ、コーヒーショップ、フードトラック、ケータリング業者などの食品サービス業界の企業にとって特に役立ちます。

チームメンバーがいつ作業したいかを選択できるソフトウェアソリューションを組み込むと、できるだけ多くの従業員が最終バージョンに満足できるようにしながら、スケジュールをより迅速に完了することができます。

しかし、どんなアプリでもいいというわけではありません。

レストランのマネージャーは、従業員を最適化するために多くのツールを必要とします。そのため、選択するスケジュールソフトウェアがこれまで以上に重要になります。

以下を含むツールスイートを探してください。

従業員の高度なスケジュール設定
統合されたタイムクロック
総合的なコミュニケーション
柔軟なタスク管理
便利な統合
従業員の文書追跡
労働コンプライアンス

これらの機能を活用すれば、発生する可能性のあるあらゆる従業員管理の問題に対処する準備が整います。

シフト入札プロセスを簡素化する

シフト入札をワークフローに導入するときに避けたいことの 1 つは、プロセスが複雑になることです。

物事の進め方が難しすぎると、従業員はそれに取り組みたくないかもしれませんし、それが原因で全体の作業スケジュールに不満を抱くようになる可能性があります。それは、そもそもシフト入札を使用する目的全体を無効にする可能性があります。

Sling などの高度なソフトウェアを使用して、利用可能なシフトの入札をできるだけ簡単にできるように最善を尽くしてください。

Sling を使用すると、マネージャーは新しい空きシフトを公開したり、従業員は自分のシフトの 1 つを同僚に利用可能にしたり、チーム全体でそれらのシフトに申請したりすることができます。すべて数回クリックまたはタップするだけです。

シフト入札を成功させるために必要なものはすべて、1 つの強力なアプリで利用できます。 Sling を無料で試して、不足しているものを確認してください。

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このコンテンツは情報提供を目的としており、法律、税金、人事、その他の専門的なアドバイスを目的としたものではありません。 具体的なアドバイスについては、弁護士またはその他の専門家にご相談ください。