Pivotunuzdan En İyi Şekilde Sanal Olaylara Yararlanma

Yayınlanan: 2020-05-30

COVID-19 pandemisinden önce, çevrimiçi katılımın sohbet veya video konferans yoluyla yapıldığı, yüz yüze etkinliklerin ve sanal etkinliklerin bir kombinasyonu olan hibrit etkinlikler biçiminde birçok sanal etkinlik düzenlendi. Ancak COVID-19, insan fiziksel etkileşimini sınırlandırdığından, tamamen sanal olayları tutmak, öngörülebilir gelecek için yeni norm haline geldi.

Bu gelişmeyle ilgili heyecan verici olan şey, sanal etkinliklerin etkinlik organizatörlerine, konuşmacılara, katılımcılara, ortaklara ve sponsorlara muazzam fırsatlar sunmasıdır. Diğer faydaların yanı sıra, olası satış başına maliyetlerde azalma ve yatırım getirisinde artış vardır. Etkinlik organizatörleri ayrıca etkinliklerinin kapsamını genişletebilir ve eskisinden daha fazla insanın katılmasını sağlayabilir.

Sanal etkinliklere geçiş yapmayı planlarken, geçişinizden en iyi şekilde yararlanmanın etkili yolları aşağıdadır:

  1. En Uygun Teknoloji ve Platformları Kullanın
  2. Katılımı ve Erişimi Artırın
  3. Etkinliklerinizin Birden Fazla Noktasında Yararlı Verileri Takip Edin
  4. Etkinlik İçeriğinin Yaşam Döngüsünü Artırın
  5. Mobil Etkinlik Uygulaması Üzerinden Ağ Oluşturma Fırsatları Yaratın

1. En Uygun Teknoloji ve Platformları Kullanın

Sanal etkinliklerinizden en iyi şekilde yararlanmak, en çok yönlü teknoloji ve platformları kullanmanızı gerektirir. Bunun nedeni, tüm etkinliğinizin teknolojinin öncülünde gelişmesidir. Etkinlik platformları ve/veya etkinlik mobil uygulamaları seçiminiz, sanal etkinlik deneyiminizi ve hedef kitlenizin deneyimini iyileştirebilir veya sınırlayabilir. Sanal etkinlik platformu seçiminizde göz önünde bulundurmanız gereken bazı noktalar şunlardır:

Şablon tabanlı mı yoksa özelleştirilebilir bir etkinlik platformu mu?

Bazı şablon tabanlı etkinlik platformları, genel etkinlik gereksinimlerine uygun özelliklere sahip olsa da, kuruluşunuz için özelleştirilmiş bir etkinlik sitesine sahip olmanın yanında hiçbir şey yoktur. Özelleştirilebilir hizmetler olup olmadığını sanal etkinlik platformu sağlayıcınıza sormalısınız. Bu, özellikle etkinlikleriniz birden fazla özellik gerektiriyorsa size daha fazla esneklik sağlar.

Etkileşimli, iletişim ve geri bildirim araçları var mı?

Temel olarak, bir etkinlik platformu tüm bunlara sahip olmalıdır, ancak yine de tüm temel iletişim, etkileşim, oylama ve izleyici katılımı özelliklerinin platformda mevcut olup olmadığını kontrol etmeniz gerekir. Soru-Cevap, canlı sohbet, canlı oylama vb. özelliklere sahip olmalıdır.

Tam hizmet mi yoksa self servis platformu mu?

Tam hizmet platformu, etkinliğin "beşikten mezara" gerektirdiği tüm teknik desteği sağlamak için özel bir destek ekibine sahip olacaktır. Öte yandan, self servis, ekibinizin teknoloji sağlayıcısının minimum desteğiyle etkinliklerinizi bağımsız olarak oluşturması ve yönetmesi anlamına gelir.

Platform, doğru analiz ve raporlama için optimize edilmiş mi?

Kullanıcı etkileşimlerinden elde edilen verileri depolayan bir sisteminiz varsa, sanal etkinliğinizden en iyi şekilde yararlanabilirsiniz. Etkinliğin tüm yönleriyle ilgili veri içgörülerine ihtiyacınız var, bu nedenle platformun analitik ve raporlama için sağlam özelliklere sahip olduğunu onaylamalısınız.

Mobil etkinlik uygulaması var mı?

Mobil etkinlik uygulamaları, dikkate değer etkinlik deneyimleri oluşturmak ve ilgili verileri izlemek için kullanılabilir. Çoğu sanal etkinlik platformu, mobil etkinlik uygulamaları sağlar, ancak bunun ayrı olarak sağlanması gerekip gerekmediğini de kontrol etmelisiniz.

2. Katılımı ve Erişimi Artırın

Sanal etkinliklerin iyi yanı, fiziksel sınırların olmaması ve dünyanın her yerinden herkesin katılabilmesidir. Bunun anlamı, daha fazla insanın sanal etkinliklerinize katılmasını sağlamak için teknolojiden yararlanabileceğinizdir. Bunu başarmanın bazı yolları aşağıdadır:

Kitlenizi genişletin

Sanal etkinlikler, etkinliğinize yeni demografiyi dahil etme fırsatı verir. Bu, belirli bir yaş grubu veya gelir düzeyi grubu anlamına gelebilir. Canlı etkinliklere çekmesi genellikle zor olan kişilere de ulaşabilirsiniz. Örneğin, yoğun programların kısıtlaması nedeniyle normalde canlı etkinliklere katılmak için vakti olmayan C düzeyindeki yöneticiler.

Yeni bölgelere ulaşın (küresel bir kitleyi hedefleyin)

Muhtemelen önceki etkinlikleriniz belirli bir bölgeyle sınırlıydı. Sanal olmak, erişiminizi genişletmenize ve dünyanın her yerinden yeni eklemeler bulmanıza yardımcı olabilir. Geçmiş etkinliklerinizde etkinlik kaydı ve katılım açısından başarılı olduğunuz aynı kişi veya demografik kategoriyi hedefleyebilirsiniz.

3. Etkinliklerinizin Birden Fazla Noktasında Yararlı Verileri Takip Edin

Verileri stratejinizle ilişkilendirmek amacıyla kuruluşunuz için yararlı veriler oluşturmak üzere sanal etkinliklerin sunduğu fırsatları en üst düzeye çıkarın. Aşağıdakiler, izlenecek bazı yararlı metriklerdir:

demografik bilgiler

Hedefleme çabalarınız hangi katılımcı kategorilerini getirebiliyor? Belirli bir yaş grubu, cinsiyet, konum veya gelir grubuyla ilgili düzenli bir düzeniniz var mı? Etkinlik katılımcılarınızın demografik verilerini izlemek, bu bilgileri ve daha fazlasını ortaya çıkarabilir.

Pazarlama stratejilerinizin sonuçlarını takip edin

Pazarlama stratejilerinizin etkinliğini bilmek için sonuçlarınıza dikkat edin. Dönüşüm oranı, etkinlik katılımınızı artırmada pazarlama çabanızın verimliliğini ölçmek için izlemeniz gereken önemli bir ölçümdür. Pazarlama çabanız çok kanallıysa, dönüşüm oranları tüm kanallarda izlenmelidir.

Bu, örneğin kayıt sayfanızdan (web sayfası), e-posta pazarlamasından, ücretli dijital reklamlardan vb. dönüşüm izlemeyi içerir.

Kayıt sayfası için, web sayfasını ziyaret eden kişi sayısıyla kayıt olan kişi sayısını karşılaştırın. E-posta pazarlaması için, ortalama olarak sırasıyla %21-30 ve %3.1-5 arasında olması gereken e-posta açma oranını ve tıklama oranını göz önünde bulundurun.

Ücretli dijital reklamlar için dönüşüm, reklamınızın görüntüleme veya gösterim sayısı başına aldığı tıklamaların bir ölçüsü olan tıklama oranınızı (TO) izleyerek ölçülebilir. Başarılı sayılması için TO'nun yüzde birden az olmaması gerekir. Sonuç olarak, dönüşüm oranını, reklam tıklamalarından elde ettiğiniz etkinlik kayıtlarının kaydettiğiniz reklam tıklamalarına yüzdesi olarak belirleyebilirsiniz.

İzleme sonuçlarınız size neyi ayarlamanız gerektiğini gösterecektir. Örneğin, kayıt sayfası için, web sayfanızdaki dönüşümü artırmak için kayıt işleminizi basitleştirmeniz gerekebilir. E-posta pazarlaması için, daha iyi sonuçlar elde etmek için farklı e-posta konu satırlarını, gönderen adlarını, harekete geçirici mesajı (CTA) test edebilir veya e-posta listenizi yeniden derleyebilirsiniz. Dijital ücretli reklamlar için başarılı olmayan reklamları bırakabilirsiniz.

Etkinlik Oturumu Kayıtlarını Takip Edin

Ön araştırmanızın yanı sıra, katılımcıların en çok kaydoldukları etkinlik oturumlarından hangi içerikleri tüketmeye istekli olduklarını öğrenebilirsiniz. Birden fazla oturumlu etkinlikleriniz olduğunda, yüksek patronajlı ve düşük patronajlı olanları not edin. Bu, gelecekteki sanal etkinlikler için odaklanılacak içerik alanlarının bilinmesine yardımcı olur.

Geri bildirim almak için canlı anketler ve etkinlik sonrası anketler oluşturun

Kendinizi izleyebileceklerinizin yanı sıra, platformunuz, etkinlik prodüksiyonunuz, içeriğiniz, sponsorlarınız ve gelecekteki etkinliklerde ne elde etmeyi umdukları hakkında doğrudan hedef kitlenizden de haber almalısınız. Katılımcılarınızın görüşlerini almak için etkileşimli canlı anketler ve etkinlik sonrası anketler oluşturabilirsiniz.

Sosyal medya etkileşimini izleyin

Etkinliğinizin hikayelerini sosyal medyada paylaşın ve etkinlik katılımcılarını belirtilen hashtag'leri kullanarak aynısını yapmaya teşvik edin. Bu, etkinliğinizi sosyal medyada trend haline getirebilir ve bunu marka bilinirliğini artırmak için kullanabilirsiniz. Bunu etkili kılmak için, gönderileri sosyal medyada en çok etkileşim alan katılımcıları ödüllendirebilirsiniz.

4. Etkinlik İçeriğinin Yaşam Döngüsünü Artırın

Sanal etkinliklerin avantajlarından biri, içeriğinizi daha uzun süre alakalı tutabilmenizdir. Diğer durumlar için etkinlik sırasında sunumları kullanabilirsiniz. İçeriğinizden tarih ve saat damgalarını kaldırdığınızda, uzun süre alakalı olabilir.

Sanal etkinliğinizi bir içerik merkezine dönüştürün

Etkinlik sırasında sunulabilecek veya sunulamayacak içeriklerin mobil etkinlik uygulamanız üzerinden erişilmesi ve indirilmesi için ön kayıt yapabilirsiniz. Ek uygulama içi satın alımlar olabilirler. Birisi belirli bir seanstan zevk almış olsaydı, daha fazlasını öğrenmek için bir teklife daha açık olurdu.

Satış için ekstra içerik üretmenin yanı sıra, ana etkinlik içeriğini sanal etkinliğiniz dışında da daha geniş bir kitleye pazarlayabilirsiniz.

5. Mobil Etkinlik Uygulaması Üzerinden Ağ Oluşturma Fırsatları Yaratın

Ağ olmadan hiçbir olay tamamlanmaz ve buna sanal olaylar da dahildir. Sanal etkinlikler, özellikle canlı sohbet, randevu planlama, iletişim değişimi vb. özelliklere sahip olabilen mobil etkinlik uygulamalarının kullanımı yoluyla ağ oluşturma için önemli fırsatlar sunar. Esasen, teknolojiniz aşağıdaki bağlantılar için fırsatlar sağlamalıdır:

Katılımcılar arasındaki bağlantılar

Katılımcılar, canlı sohbetlerin ötesinde birbirleriyle bağlantı kurabilmelidir. Bunun gerçekleşmesi için, katılımcılardan etkinlik kaydı sırasında veya sonrasında profillerini tamamlamalarını isteyebilirsiniz. Bu tür profiller, iletişim bilgilerinin yanı sıra önemli profesyonel ayrıntılarını da içermelidir. Katılımcılar bu ayrıntıları görüntüleyebilmeli ve birbirleriyle konuşma başlatabilmelidir ve bunu platformun ötesine taşıyabilirler.

Katılımcılar/Hoparlör bağlantıları

Aynı şekilde, katılımcılar konuşmacılara erişebilmeli ve onlarla bağlantı kurabilmelidir.

Katılımcılar/Sponsor bağlantıları

Sponsorlar, potansiyel müşteriler oluşturmak için etkinliğinizdeki katılımcılarla kesinlikle bağlantı kurmak ister. Bu bağlantıyı kurmanın yollarından biri, canlı etkinliklerde elde edilebileceklere benzer bir şekilde katılımcıların sponsorlar ve katılımcılarla buluşabileceği sanal stantlar oluşturmaktır.

Çözüm

Tüm sanal etkinliğiniz teknolojiye bağlıdır ve bu genellikle size katılımcılarla en iyi arayüzü sağlayabilecek platformlara daha fazla yatırım yapmanızı gerektirir. Canlı bir etkinlik için kullanacağınız genel giderlerin bir kısmını, sağlam bir sanal etkinlik ortamı oluşturmaya yeniden yatırabilirsiniz. Sanal etkinlik prodüksiyonunuz için çaba sarf ettiğinizde kazancın gerçekten sonsuz olduğunu göreceksiniz.


Jordan Schwartz, konferanslar ve ticari fuarlar için bir etkinlik uygulaması ve web sitesi platformu olan Pathable'ın başkanı ve kurucu ortağıdır. Yazılım geliştirmenin cazibesi için akademik psikolojiyi bıraktı ve 10 yılını Microsoft'ta tüketiciye yönelik yazılımların geliştirilmesine liderlik ederek geçirdi. Orada katıldığı konferanslardan bıkmış, yeni nesil bir konferans uygulaması aracılığıyla daha fazla değer ve daha iyi ağ fırsatları sunma hedefiyle 2007'de Microsoft'tan ayrıldı. Jordan, dijital bir göçebe olarak kendini gösteriyor ve arı kovanlarıyla ilgilenmek için sık sık memleketi Seattle'a dönüyor.